تسجيل الدخول اطلب عرض تجريبي الآن
EN
اطلب عرضك الخاص الآن
EN

إداري

إداري

يُعد منصب الإداري من الأدوار الأساسية في أي مؤسسة أو شركة، إذ يضمن تنفيذ العمليات اليومية بسلاسة وتنظيم الأعمال الإدارية والتنسيق بين مختلف الأقسام، ويشمل هذا الدور مجموعة واسعة من المهام التي تتنوع بين إدارة المراسلات وتنظيم الملفات والتنسيق بين الإدارات والإشراف على العمليات التشغيلية، ونتناول في السطور التالية دور أي إداري ومهامه والمؤهلات والمهارات المطلوبة منه ، إضافة لأهم الأسئلة التي تُطرح عادةً في مقابلات العمل لهذا المنصب.

محتوى الصفحة:

من هو الإداري؟ 

الإداري هو الشخص المسؤول عن إدارة وتنظيم الأنشطة اليومية داخل الشركة أو القسم الذي يعمل فيه، ويتمثل دوره في دعم العمليات التشغيلية من خلال توفير الخدمات الإدارية الضرورية مثل إعداد التقارير وإدارة المراسلات وتنظيم المواعيد. ويعمل الإداري بصورة وثيقة مع المديرين والفرق المختلفة لضمان سير العمل بطريقة منظمة وفعالة وتحسين الكفاءة التشغيلية وتسهيل التواصل بين مختلف الأقسام.

ما هي مهام الإداري؟ 

تلعب المهام الإدارية دورًا محوريًا في تنظيم سير العمل وتحسين كفاءة العمليات داخل المؤسسة، ولا تقتصر على جانب واحد بل تشمل جوانب متعددة تهدف إلى تسهيل إدارة الأعمال وضمان سيرها بصورة سلسة ومنظمة سواء كانت المؤسسة صغيرة أو كبيرة، يعتمد نجاح الإداري على تنسيق وتنفيذ هذه المهام بدقة وفعالية، ومن أهم مهام أي أخصائي إداري:

  • إدارة المراسلات: يُعد استقبال وفرز البريد الوارد من المهام الأساسية التي يقوم بها الإداري لضمان وصول المعلومات المهمة إلى الجهات المناسبة، ما يتطلب الرد على الرسائل وإدارة البريد الإلكتروني بسرعة ودقة لتجنب أي تأخير قد يؤثر على سير العمل وضمان تدفق المعلومات داخل المؤسسة بفاعلية ما يسهم في اتخاذ القرارات الإدارية على أسس واضحة.
  • تنظيم الملفات: تنظيم الملفات والمستندات المهمة يعد من أساسيات مهام الإداري، إذ يساهم في توفير الوقت والجهد عند الحاجة إلى الوصول إلى المعلومات، ولا تقتصر هذه المهمة على ترتيب الوثائق بل تتطلب أيضًا توفير أنظمة إلكترونية ويدوية تضمن سهولة الوصول إليها من الموظفين والمديرين.
  • إعداد التقارير: تساهم التقارير الواضحة والمنظمة في تقديم صورة دقيقة عن الأداء المالي والإداري للمؤسسة، وتحتاج إلى الدقة والتفصيل لضمان توفير معلومات صحيحة للإدارة العليا، ما يساعد في اتخاذ القرارات المناسبة وتحسين الأداء العام، ويمكن أن تكون هذه التقارير شهرية أو أسبوعية وفق احتياجات المؤسسة.
  • جدولة المواعيد: تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات بين الإدارات المختلفة والتنسيق المستمر بين الفرق وتجنب تضارب الجداول الزمنية لضمان حضور جميع الأطراف المعنية، ويمثل الإداري حلقة الوصل بين الإدارة العليا وبقية الموظفين، ما يعزز فعالية التواصل داخل المؤسسة.
  • تنسيق الأعمال اليومية: التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان تحقيق الأهداف المشتركة، ويتطلب هذا التنسيق فهمًا عميقًا لاحتياجات كل إدارة والعمل على توفير الدعم اللازم لتحقيق التكامل بين الأنشطة المختلفة، كما يساهم في تحسين التعاون بين الفرق وتعزيز الكفاءة التشغيلية لتحقيق أهداف المؤسسة.
  • إدارة الموارد المكتبية: متابعة المخزون المكتبي وضمان توفر الأدوات والمستلزمات الضرورية التي تضمن سير العمل دون انقطاع، وتشمل هذه المهام إدارة العقود مع الموردين ومراجعة الأسعار وضمان استلام المواد بجودة عالية وفي الوقت المحدد.
  • تقديم الدعم اللوجستي: توفير الدعم اللوجستي للأحداث والاجتماعات، سواء الداخلية أو الخارجية، والتخطيط المسبق والتنسيق مع مختلف الأطراف لضمان توفر جميع المتطلبات الفنية والتنظيمية، ويشمل ذلك حجز القاعات وتوفير المعدات التقنية والتأكد من وجود التسهيلات اللازمة لضمان نجاح الفعالية أو الاجتماع.
  • متابعة الأعمال التنفيذية: من أهم المهام التي يقوم بها الإداري هي متابعة تنفيذ القرارات والسياسات التي تصدر عن الإدارة العليا عبر مراقبة الأداء اليومي للموظفين وتقديم تقارير حول مدى التزامهم بالتوجيهات وفقًا للخطط المرسومة، ما يساعد على التعرف على أي معوقات قد تحتاج إلى تدخل إداري لحلها.
  • التعامل مع الزوار والعملاء: استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم للأقسام المناسبة ، ويتطلب ذلك من الإداري القدرة على التعامل بلباقة ومهارة في التواصل لضمان راحة الزوار وتلبية احتياجاتهم بسرعة وفعالية، إذ يُعد استقبال العملاء والزوار بطريقة احترافية عاملاً مهمًا في تعزيز سمعة المؤسسة وإظهار التزامها بتقديم أفضل خدمة ممكنة.

ما هي أهم مؤهلات الإداري؟ 

يجب أن يمتلك المرشح لشغل وظيفة أخصائي إداري مجموعة متنوعة من المؤهلات الأكاديمية والخبرات المهنية التي تؤهله لتنفيذ مهامه بفعالية وتحقيق أهداف المؤسسة، وتشمل هذه المتطلبات:

امتلاك المؤهلات الأكاديمية

يعد حصول المرشح على شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو أي تخصص ذي صلة من المتطلبات الأساسية، إذ توفر هذه الشهادات معرفة نظرية حول مفاهيم الإدارة والقيادة وتنظيم الأعمال، وأحيانًا قد يُقبل الحصول على شهادة الثانوية العامة مع وجود خبرة عملية غنية تعوض عن المتطلبات الأكاديمية.

تطوير الخبرة العملية

يتطلب العمل الإداري عادةً خبرة عملية تتراوح بين 1 إلى 3 سنوات في بيئة إدارية. هذه الخبرة توفر للمرشح فرصة تطبيق المهارات النظرية في الواقع العملي والتعامل مع التحديات اليومية المتعلقة بالإدارة، ولا بدّ أن تكون الخبرة في مجال عمل الإداري مثل الخبرة بأعمال الموارد البشرية لمنصب إداري موارد بشرية أو الخبرة في المبيعات لوظيفة إداري مبيعات.

اكتساب المهارات التقنية

يتعين على المرشح أن يكون متمكنًا من استخدام البرامج المكتبية الضرورية، مثل برامج Microsoft Office الأساسية لإعداد المستندات والتقارير وتحليل البيانات، ويجب أيضًا أن يتقن إدارة البريد الإلكتروني باستخدام برامج مثل Outlook للتواصل الفعال مع الموظفين والعملاء وأداء المهام اليومية بسلاسة وتجنب الأخطاء التقنية التي قد تعرقل سير العمل.

الحصول على الشهادات المهنية

يعد اكتساب الشهادات المهنية المتخصصة، مثل شهادة Certified Administrative Professional أو CAP إضافة هامة للإداري إذ تساعده على تطوير مهاراته وتعزز من مصداقيته المهنية وتزيد من حصوله على فرص عمل أفضل، إضافة لما توفره من فهم عميق للممارسات الإدارية الحديثة وتطبيقاتها العملية.

الاستمرار في التدريب المتخصص

يعد التدريب المستمر والتعلم من التطورات الجديدة في مجال الإدارة أمرًا بالغ الأهمية. يجب على الإداري حضور الدورات التدريبية وورش العمل التي تتناول التقنيات الحديثة وأساليب الإدارة المتقدمة، مما يعزز من قدراته المهنية. يساعد التدريب المستمر على تطوير المهارات وتحسين الأداء في مكان العمل، بالإضافة إلى مواكبة التطورات التكنولوجية والإدارية التي تغير طريقة العمل الإداري باستمرار.

ما هي أهم المهارات المطلوبة في الإداري؟ 

يلعب الإداري دورًا حاسمًا في تحقيق التوازن في بيئة العمل وضمان سلاسة العمليات اليومية، ما يتطلب مجموعة متنوعة من المهارات التي تساعده في التفوق في أداء مهامه، وتشكل الأساس لتحقيق النجاح في أي بيئة إدارية سواء كانت متعلقة بتنظيم الأعمال أو التواصل أو غيرها، ومن هذه المهارات:

  • مهارات التنظيم: تنظيم الملفات والمستندات وترتيب المواعيد والمهام اليومية بما يتماشى مع احتياجات المؤسسة دون التأثير على كفاءة العمل، كما تساهم مهارات التنظيم في تقليل الأخطاء وتسريع الوصول للمعلومات المطلوبة وتعزيز من سلاسة العمل ويساعد في الحفاظ على الانضباط.
  • مهارات التواصل: التواصل الواضح مع الموظفين والمديرين والزوار، والقدرة على نقل المعلومات بدقة وسلاسة، وفهم المتطلبات ومعالجة المشكلات وتقديم التوجيهات الضرورية لتحسين أداء الفريق وضمان تحقيق الأهداف المشتركة بكفاءة.
  • إتقان إدارة الوقت: تُمكن هذه المهارة الإداري من توزيع وقته بين المهام المختلفة وضمان إنجازها في مواعيدها دون تأخير، كما يعد الالتزام بالمواعيد والقدرة على تحديد الأولويات أمرًا ضروريًا لضمان سير العمل وفق الجدول الزمني المطلوب.
  • الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة: يتطلب العمل الإداري مستوى عالٍ من التركيز على التفاصيل لضمان دقة البيانات والتقارير، لذا لا بدّ للإدراي من الإلمام بالتفاصيل الدقيقة في تنظيم الوثائق وإدارة المعلومات بما يضمن عدم حدوث أخطاء تؤثر سلبًا على سير العمل وتحسين جودة العمل وتقليل المخاطر المرتبطة بالأخطاء الإدارية.
  • المرونة والقدرة على التكيف: تطوير القدرة على التكيف مع التغييرات المفاجئة في بيئة العمل، والتأقلم مع المهام الجديدة والظروف غير المتوقعة للحفاظ على الإنتاجية وضمان استمرار العمل دون انقطاع في حال حدوث أي تغيير.
  • مهارات حل المشكلات: التغلب على التحديات التي قد تنشأ في بيئة العمل من خلال تحليل المشكلة بسرعة وتحديد الأسباب المحتملة وتقديم حلول فعّالة واتخاذ قرارات سريعة ومناسبة تساهم في استمرار العمل بسلاسة.
  • القدرة على تعدد المهام: تنفيذ عدة مهام في وقت واحد خاصة في البيئات ذات ضغط العمل، وإدارة هذه المهام بكفاءة دون التضحية بجودة الأداء، وعزز تعدد المهام القدرة على التعامل مع المشاريع المختلفة بصورة متزامنة ما يضمن تحقيق الأهداف بكفاءة عالية وفي الوقت المحدد.
  • مهارات القيادة: يعد تطوير مهارات القيادة من العوامل التي تعزز من قدرة الإداري على توجيه الفريق وتحفيزه لتحقيق الأهداف المشتركة، وتتطلب القدرة على اتخاذ قرارات صائبة وتوجيه الجهود الجماعية نحو تحقيق رؤية المؤسسة.

ما التدرج الوظيفي لوظيفة إداري؟

يوفر منصب الإداري فرصة للتدرج من مستوى المهام البسيطة إلى تحمل مسؤوليات أكبر وأكثر تعقيدًا، ويتطلب هذا التدرج الوظيفي اكتساب الخبرات والمهارات المناسبة والقدرة على التكيف مع التحديات المختلفة التي تطرأ في بيئة العمل، ويسير التدرج الوظيفي لموظف إداري وفق التسلسل التالي:

إداري مبتدئ

في بداية المسار الوظيفي، يعمل الإداري المبتدئ في المهام اليومية التي تشمل تنظيم الوثائق ودعم فرق العمل والتواصل مع الأقسام الأخرى، ويتعلم في هذه المرحلة المهارات الأساسية مثل إدارة الوقت والتعامل مع أنظمة الحاسوب المكتبية وإعداد التقارير البسيطة، ويساهم التدريب العملي على هذه المهام في تكوين قاعدة صلبة من المعرفة الإدارية.

إداري ذو خبرة

بعد قضاء سنوات في تطوير المهارات الإدارية والتعرض لمواقف متعددة، يترقى المرشح إلى إداري ذو خبرة فتُضاف إليه مسؤوليات مثل إدارة جدول الأعمال لفرق العمل وإعداد تقارير أكثر تفصيلًا المشاركة في عمليات صنع القرار الإدارية، ويكتسب المرشح في هذه المرحلة قدرة أعمق على فهم العمليات الداخلية للمؤسسة والعمل بتوجيه أقل.

مشرف إداري

يعد منصب المشرف الإداري نقطة تحول كبيرة في المسار الوظيفي، إذ يتولى المرشح مسؤولية إدارة فريق إداري، وتتضمن مهامه الإشراف على الأداء اليومي للموظفين وتوزيع المهام والتأكد من تنفيذ السياسات والإجراءات، كما يتطلب هذا الدور مهارات قيادية قوية إضافة إلى القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات في مواقف معقدة والتنسيق الدائم مع الأقسام الأخرى لضمان التكامل الفعال في العمليات.

مدير مكتب

يكون المرشح مسؤولًا في هذا المنصب عن إدارة المكتب بالكامل، بما في ذلك تخطيط العمليات اليومية ومراقبة الأداء المالي وضمان سير الأعمال بسلاسة وإدارة الموارد، ويحتاج إلى مستوى عالٍ من التنظيم والتخطيط الإستراتيجي والقدرة على التواصل الفعال مع جميع المستويات الوظيفية في الشركة. كما يتطلب أحيانًا المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤثر على التشغيل العام للمكتب.

مدير إداري

يشرف الإداري على جميع العمليات الإدارية في المؤسسة، ويتولى مسؤوليات تخطيطية وإستراتيجية على مستوى أعلى، ويشمل ذلك تطوير سياسات إدارية جديدة وتحسين كفاءة العمليات وتنسيق جهود الفرق الإدارية مع أهداف الشركة العامة، ويُتوقع من المدير الإداري اتخاذ قرارات إستراتيجية، والتفاعل مع الإدارة العليا وإدارة فرق عمل متعددة وتحفيزها لتحقيق أفضل أداء.

ما هو متوسط راتب الإداري في السعودية وفق التدرج الوظيفي؟ 

تختلف رواتب الإداريين من شركة إلى أخرى في المملكة العربية السعودية بناءً على عدة عوامل رئيسية تؤثر في تحديد الراتب، مثل:

  • حجم الشركة: تميل الشركات الكبيرة إلى دفع رواتب أعلى للإداريين مقارنةً بالشركات الصغيرة، وذلك لأن حجم العمل والمسؤوليات يكون أكبر وأكثر تعقيدًا.
  • مستوى الخبرة: يتقاضى الإداري المبتدئ راتبًا أقل بكثير مقارنة بزميله الذي يمتلك سنوات طويلة من الخبرة في المجال الإداري.
  • الموقع الجغرافي: في المدن الكبيرة مثل الرياض أو جدة تكون الرواتب عادة أعلى نظرًا لارتفاع تكاليف المعيشة، بالإضافة إلى أن الشركات في هذه المدن غالبًا ما تكون لديها ميزانيات أكبر وتحتاج إلى استقطاب الكفاءات المميزة.
  • القطاع الذي تعمل فيه الشركة: الإداريون في الشركات العاملة في القطاعات الصناعية أو التكنولوجية غالبًا ما يحصلون على رواتب أعلى مقارنة بنظرائهم في القطاعات الأخرى مثل التعليم أو الخدمات العامة، ويرجع ذلك إلى الاختلاف في طبيعة العمل ومتطلباته، إذ تحتاج بعض القطاعات إلى إداريين لديهم مهارات خاصة وقدرات تنظيمية عالية للتعامل مع تعقيدات بيئة العمل.
  • التدرج الوظيفي داخل الشركة: يزداد راتب الإداري كلما كثرت مسؤولياته وتوسع نطاق إشرافه، فالإداري الذي يشرف على فريق صغير ويتحمل مسؤوليات محدودة يتقاضى عادة راتبًا أقل من المدير الإداري الذي يشرف على أقسام متعددة ويتحمل مسؤوليات كبيرة تتعلق بإدارة العمليات اليومية والإستراتيجية للشركة.

لمزيد من المعلومات حول رواتب الإداريين في المملكة العربية السعودية، يمكنك تحميل ومراجعة تقرير الرواتب الشامل الصادر عن جسر لإدارة الموارد البشرية.

ما أهم أسئلة مقابلة العمل لمنصب إداري؟

تهدف مقابلة العمل لمنصب إداري إلى تقييم مجموعة متنوعة المهارات والمعارف التي يمتلكها المرشح لضمان قدرته على أداء مهامه بكفاءة داخل بيئة العمل، ويشمل التقييم جوانب متعددة تتعلق بالخبرة العملية والمهارات التنظيمية والقدرة على التواصل وحل المشكلات وغيرها. وفيما يلي أبرز أسئلة مقابلة عمل إداري التي قد يمكن طرحها على المرشح مع توضيح أهداف كل تصنيف:

أسئلة الخبرة العملية

تهدف هذه الأسئلة إلى تقييم مدى خبرة المرشح في العمل الإداري ومدى تنوع الأدوار التي شغلها سابقًا، ركز على معرفة مدى تأقلم المرشح مع التحديات السابقة وكيفية استجابته لها، بالإضافة إلى مستوى الإنجازات التي حققها في وظائفه السابقة، ومن أمثلة هذه الأسئلة:

  • ما هي أهم المهام الإدارية التي كنت مسؤولًا عنها في وظيفتك السابقة؟
  • كيف تمكنت من التعامل مع ضغط العمل وتعدد المهام في وظيفتك السابقة؟
  • هل سبق لك العمل في بيئة سريعة التغيير؟ كيف تعاملت مع تلك التغييرات؟
  • هل لديك خبرة في إعداد التقارير الشهرية أو السنوية؟ كيف تضمن دقتها؟
  • ما هو التحدي الأكبر الذي واجهته كإداري، وكيف تمكنت من التغلب عليه؟

أسئلة المهارات التنظيمية

تعد المهارات التنظيمية من الأسس التي يقوم عليها العمل الإداري، لذا عليك التأكد من قدرة المرشح على تنظيم الملفات وجدولة المواعيد وإدارة الوقت بفاعلية، ويمكنك طرح أسئلة مثل:

  • كيف تقوم بتنظيم وقتك ومهامك اليومية؟
  • ما هي الطريقة التي تتبعها في إدارة الملفات والمستندات لضمان سهولة الوصول إليها؟
  • كيف تتعامل مع التعارضات في المواعيد والاجتماعات؟
  • ما هي الإستراتيجيات التي تستخدمها لضمان عدم تفويت أي مهمة أو موعد مهم؟
  • هل سبق لك إدارة جدول زمني متعدد المهام؟ كيف تضمن سير العمل بسلاسة؟

أسئلة مهارات التواصل

معرفة قدرة المرشح على التواصل بفعالية مع الزملاء والمدراء والعملاء، ومهاراته في توضيح المعلومات ونقل التعليمات بدقة ووضوح، مثل:

  • كيف تتعامل مع زملائك في العمل لضمان التواصل الفعّال؟
  • هل سبق لك التحدث باسم الإدارة أمام فريق العمل؟ كيف كانت تجربتك؟
  • كيف تتعامل مع زوار المؤسسة أو العملاء عند طرح استفساراتهم؟
  • ما هي الخطوات التي تتخذها لضمان أن تعليماتك واضحة ومفهومة للجميع؟
  • كيف تتصرف إذا حدث سوء تفاهم بينك وبين زميل أو مدير؟

أسئلة مهارات حل المشكلات

اختبار قدرة المرشح على مواجهة المشكلات وحلها بفعالية، ومهارات تحليل المشكلات واتخاذ قرارات سريعة ومناسبة لضمان استمرار العمل بدون تعطيل، ومن الأسئلة التي يمكن طرحها:

  • كيف تتعامل مع مشكلة تتعلق بتأخير في تسليم مشروع معين؟
  • هل سبق لك حل نزاع بين أعضاء فريق العمل؟ كيف تمكنت من ذلك؟
  • كيف تتعامل مع مشكلة تقنية قد تؤثر على سير العمل اليومي؟
  • ما هي الخطوات التي تتبعها لحل مشكلة قد تطرأ فجأة في بيئة العمل؟
  • هل يمكنك إعطائي مثالاً على مشكلة واجهتك سابقًا، وكيف تمكنت من حلها بفعالية؟

أسئلة القدرة على تعدد المهام

قدرة المرشح على تنفيذ عدة مهام في وقت واحد دون التأثير على جودة العمل أو التأخير في المواعيد، اطرح أسئلة مثل:

  • كيف تستطيع إدارة عدة مشاريع أو مهام في نفس الوقت؟
  • ما هي أولوياتك عند مواجهة مهام متعددة في نفس اليوم؟
  • كيف تتعامل مع المواقف التي تتطلب منك الانتهاء من مهام متعددة في وقت قصير؟
  • ما هي الاستراتيجيات التي تتبعها لتجنب الشعور بالإرهاق أثناء تعدد المهام؟
  • هل سبق لك أن طلب منك أداء مهام غير متوقعة في اللحظة الأخيرة؟ كيف تعاملت مع ذلك؟

ما الفرق بين الإداري ومدير المكتب؟ 

مدير المكتب هو الشخص المسؤول عن تنظيم وإدارة كافة الأنشطة اليومية داخل الشركة، ويتمحور دوره حول ضمان سير العمل بكفاءة والإشراف على فريق العمل الإداري، كما يمتلك صلاحيات تخطيطية وإشرافية تشمل تنسيق الموارد البشرية والمادية ووضع الخطط الزمنية للمشروعات والتفاعل مع العملاء والموردين الخارجيين وإعداد التقارير ورفعها للإدارة العليا.

ومن أهم الفروق بين الإداري ومدير المكتب:

المسؤوليات والصلاحيات

الإداري هو الشخص الذي ينفذ المهام الروتينية اليومية، مثل تسجيل البيانات وتنظيم الاجتماعات والقيام بالاتصالات الضرورية مع الأقسام الأخرى، كما يركز دوره على تقديم الدعم التنفيذي وضمان سير العمليات اليومية وفق التعليمات المحددة مسبقًا. في المقابل، يتمتع مدير المكتب بصلاحيات أكبر تشمل الإشراف العام على جميع الأنشطة الإدارية في المؤسسة واتخاذ قرارات حاسمة تتعلق بتخصيص الموارد وإدارة الفرق، بالإضافة إلى دوره في تحسين العمليات وتوجيه المكتب نحو تحقيق الأهداف المؤسسية.

التخطيط والتنظيم

يعمل الإداري وفق خطط محددة مسبقًا تضعها الإدارة العليا أو مدير المكتب، ولا يتطلب دوره عادةً المشاركة في عمليات التخطيط أو اتخاذ قرارات تنظيمية كبرى، بل يركز على تنفيذ المهام المطلوبة منه يوميًا. على الجانب الآخر، يشارك مدير المكتب في وضع خطط تنظيمية للمكتب وجداول زمنية كما يحدد الأولويات لضمان كفاءة العمليات، ويتحمل مسؤولية مراجعة الأداء وإجراء التحسينات اللازمة لضمان تحقيق أهداف المؤسسة.

التفاعل مع الإدارة العليا

غالبًا الإداري ما يعمل تحت إشراف مباشر فيتلقى التوجيهات من المديرين ويقوم بتنفيذها دون التمتع بصلاحيات اتخاذ القرارات الإستراتيجية. بينما يتفاعل مدير المكتب مباشر مع الإدارة العليا، ويكون مسؤولًا عن تقديم تقارير أداء المكتب ورفع التوصيات التي تسهم في تحسين سير العملـ كما يُعد مدير المكتب جزءًا من هيكل القيادة في المؤسسة، ويشارك في اتخاذ القرارات المتعلقة بالإدارة التشغيلية والموارد.

ما أهم النصائح عند إجراء مقابلة عمل مع إداري؟

عند إجراء مقابلة عمل مع إداري لا بدّ لمديري الموارد البشرية وأصحاب الأعمال من التركيز على عدة جوانب رئيسية للتأكد من اختيار المرشح المناسب، ومن أبرزها:

قياس الخبرة العملية

ابدأ بتوجيه أسئلة تتعلق بالخبرة العملية للمرشح للتأكد من ملاءمته للوظيفة، تأكد من معرفة تفاصيل المهام التي كان المرشح مسؤولًا عنها سابقًا ومدى تأثيرها على سير العمل، استفسر أيضًا عن التحديات التي واجهها وكيف تعامل معها بنجاح. حاول طرح أسئلة تعتمد على الأمثلة، مثل: ما هو أكبر تحدٍ واجهته وكيف تعاملت معه؟ لتتيح للمرشح تقديم صورة أوضح عن مدى خبرته ومهاراته في حل المشكلات.

تقييم مهارات التنظيم وإدارة الوقت

يحتاج الإداري إلى مهارات تنظيمية قوية لضمان عدم تأخير المهام وتجنب الفوضى في العمل اليومي، لذا اسأل المرشح عن كيفية تنظيم وقته وإدارة أولوياته، قد يساعد طرح أسئلة مثل كيف تتعامل مع تعارضات في الجداول الزمنية؟ أو كيف تضمن إتمام المهام في الوقت المحدد؟ في تقييم هذه المهارات.

استفسر عن الأدوات أو البرامج التي يستخدمها المرشح لتنظيم عمله، مثل جداول المواعيد أو برامج إدارة الملفات فهي تعطيك فكرة عن مدى كفاءته التقنية والتنظيمية.

اختبار مهارات التواصل وحل المشكلات

اسأل المرشح عن كيفية تعامله مع المشكلات التي قد تنشأ بين الموظفين أو كيفية نقل المعلومات والتعليمات للفرق المختلفة، استخدم سيناريوهات واقعية لتقييم قدرة المرشح على التعامل مع النزاعات أو المواقف المعقدة، يمكنك أن تسأل كيف تتعامل مع زميل يشعر بالإحباط بسبب ضغط العمل؟ أو كيف تنقل التعليمات بطريقة تضمن فهم الجميع لها؟

تأكد من مراقبة طريقة تواصل المرشح أثناء المقابلة وهل يعبر عن أفكاره بوضوح ويظهر قدرته على التفاعل مع المواقف المختلفة؟

مراقبة المرونة والقدرة على التكيف

اسأل المرشح عن المواقف التي اضطر فيها للتعامل مع مهام جديدة في اللحظة الأخيرة، وكيف تمكن من التكيف مع هذه التغييرات. استخدم أسئلة مثل كيف تتعامل مع تغيير غير متوقع في جدول العمل؟ أو هل سبق لك التعامل مع مسؤوليات جديدة دون تدريب مسبق؟ وكيف تصرفت؟

اختيار المرشح الذي يتناسب مع ثقافة الشركة

يجب عليك التأكد من أن المرشح يتناسب مع ثقافة شركتك، لذا استخدم أسئلة تهدف إلى معرفة مدى تأقلم المرشح مع بيئة العمل الحالية، مثل ما الذي تبحث عنه في بيئة العمل؟ أو كيف تتكيف مع العمل في فرق متنوعة؟ اختر مرشحًا يظهر توافقًا مع قيم وثقافة مؤسستك لضمان الانسجام مع الفريق الحالي وتحقيق نجاح أكبر في المستقبل.

نموذج وصف وظيفي إداري 

إليك نموذجًا جاهزًا يمكن استخدامه في الوصف الوظيفي لمنصب الإداري:

المسمى الوظيفي: إداري 

القسم: الإدارة العامة 

التقرير إلى: المدير الإداري / مدير المكتب

ملخص الوظيفة: يعد الإداري مسؤولًا عن تقديم الدعم الإداري الشامل للإدارة وفرق العمل داخل الشركة، بما في ذلك إدارة المراسلات وتنظيم الملفات وجدولة الاجتماعات وإعداد التقارير، كما يعمل على ضمان سير العمليات اليومية بطريقة منظمة وفعالة.

المسؤوليات الرئيسية: 

  • إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الهاتفية. 
  • تنظيم الملفات والمستندات وتسهيل الوصول إليها. 
  • إعداد التقارير الإدارية والمالية بناءً على متطلبات الإدارة. 
  • جدولة المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية. 
  • تقديم الدعم اللوجستي للاجتماعات والفعاليات. 
  • متابعة تنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية. 
  • الحفاظ على سرية المعلومات المهمة.

المؤهلات: 

  • شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. 
  • خبرة لا تقل عن 1-3 سنوات في مجال الإدارة. 
  • مهارات ممتازة في استخدام Microsoft Office. 
  • مهارات تنظيمية وتواصلية قوية. 
  • القدرة على إدارة الوقت والمهام المتعددة بفعالية.

يُعد الإداري جزءًا أساسيًا من أي مؤسسة لدوره في تنظيم العمليات اليومية وضمان سير العمل بفعالية، ويعتمد نجاح هذا الدور على المهارات التنظيمية القوية والتواصل الفعال والقدرة على التكيف مع التغيرات، ويتيح الفهم الجيد لمتطلبات ومسؤوليات الإداري اختيار المرشح المناسب وضمان إنجاز أعماله بكفاءة ونجاح.

أوصاف وظيفية لمسميات أخرى

 

مدير تطوير الأعمال BDM


سكرتير تنفيذي Executive Secretary


 

مساعد إداري Administrative Assistant


منسق مشروع Project Coordinator


 

مدير مشروع Project Manager


مدير العمليات Operations Manager