رئيسية الأوصاف الوظيفية ←سكرتير تنفيذي

من هو السكرتير التنفيذي؟ 

السكرتير التنفيذي هو الشخص المسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمديرين التنفيذيين أو أعضاء الإدارة العليا في الشركة، وعلى عكس السكرتير التقليدي الذي قد يكون مسؤولًا عن مهام إدارية بسيطة مثل استقبال المكالمات وإدارة المراسلات يمتلك السكرتير التنفيذي مستوى أعلى من المسؤولية وتتضمن وظيفة سكرتير تنفيذي مهامًا أكثر تعقيدًا مثل إدارة المشاريع وإعداد التقارير الهامة والتنسيق بين الأقسام المختلفة. 

ويعتمد المديرون التنفيذيون على السكرتير التنفيذي لضمان سير العمل بكفاءة وتنظيم الأمور اليومية دون تعقيدات.

ما هي مهام السكرتير التنفيذي؟ 

تتعدد المهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي لتشمل جوانب تنظيمية وإدارية مختلفة، ويمكن تلخيص أبرز المهام الوظيفية للسكرتير التنفيذي في النقاط التالية:

تنظيم الجدول الزمني للمدير التنفيذي

يتولى السكرتير التنفيذي مسؤولية تنظيم مواعيد المدير التنفيذي وجدول الأعمال اليومية له، وتتطلب هذه المهمة دقة عالية لضمان عدم وجود تعارض بين الاجتماعات والمهام الأخرى، كما يضمن السكرتير ترتيب الأولويات بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمدير، ويتعين عليه التأكد من تخصيص الوقت الكافي لكل اجتماع بما يناسب أهميته، ومنح المدير الوقت اللازم للاستعداد أو التنقل بين الاجتماعات.

إدارة المراسلات والاتصالات

تتطلب هذه المهمة أن يكون السكرتير التنفيذي على دراية تامة بأولويات المدير التنفيذي ومعرفة كيفية توجيه المراسلات للأشخاص المناسبين، فيتعامل مع البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل الواردة، ويقوم بفرز هذه المراسلات وفقًا لأهميتها ومدى الحاجة لاتخاذ إجراءات فورية، وفي بعض الأحيان، قد يكون السكرتير التنفيذي هو نقطة الاتصال الأولى مع العملاء أو الشركاء الخارجيين ما يتطلب مهارات تواصل ممتازة لضمان ترك انطباع جيد عن الشركة.

إعداد التقارير والعروض التقديمية

يشارك السكرتير التنفيذي مباشرة في إعداد التقارير الإدارية والمالية التي تُعرض على المدير التنفيذي والإدارة العليا، بالإضافة إلى ذلك، يقوم بإعداد العروض التقديمية اللازمة لاجتماعات المدير التنفيذي مع الموظفين أو الشركاء الخارجيين، ما يتطلب القدرة على تحويل المعلومات المعقدة إلى عروض بصرية واضحة وسهلة الفهم.

التنسيق بين الأقسام

يعمل السكرتير التنفيذي صلة وصل بين الإدارة العليا وبقية الأقسام في الشركة، فيضمن من خلال التنسيق الفعال أن يتم تنفيذ المهام والمشاريع دون تأخير أو تداخل بين المسؤوليات المختلفة، كما يساعد التواصل المستمر مع الأقسام على تحديد العقبات المحتملة أو التحديات التي قد تؤثر على سير العمل وحلها قبل أن تتفاقم.

تنظيم السفريات والفعاليات

تنظيم جميع تفاصيل سفر المدير التنفيذي، سواء كانت مرتبطة باجتماعات عمل أو فعاليات خارجية، ويشمل ذلك حجز تذاكر السفر والترتيب للإقامة وجدولة الاجتماعات الخارجية مع الشركاء أو العملاء، إضافة إلى ذلك، يمكن أن يتضمن دوره تنظيم الفعاليات الكبرى مثل المؤتمرات أو ورش العمل التي يشارك فيها المدير التنفيذي، ما يتطلب قدرة على التعامل مع التفاصيل اللوجستية والتنسيق مع الجهات الخارجية.

إدارة المعلومات الحساسة

يُعهد إلى السكرتير التنفيذي بمسؤولية التعامل مع المعلومات الحساسة المتعلقة بالشركة والمدير التنفيذي، مثل ملفات الموظفين والاتفاقيات التجارية والتقارير المالية، ما يتطلب الالتزام بأعلى معايير السرية والأمان لضمان عدم وصولها لأشخاص غير مصرح لهم، كما يجب أن يكون السكرتير التنفيذي قادرًا على إدارة هذه المعلومات بطريقة منظمة لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.

مساعدة المدير التنفيذي في اتخاذ القرارات

من خلال جمع المعلومات اللازمة وتحليل البيانات المختلفة وتوفير الإحصاءات والتقارير التي تساعد المدير التنفيذي على تقييم الوضع الحالي واتخاذ القرارات، كما يلعب السكرتير التنفيذي دورًا مهمًا في تقديم رؤى إضافية أو بدائل محتملة بناءً على التحليل الذي يقوم به لتعزيز جودة القرارات المتخذة.

ما هي أهم المهارات المطلوبة في السكرتير التنفيذي؟ 

بالإضافة إلى المؤهلات الأكاديمية والخبرات العملية تتطلب مهام سكرتير تنفيذي عددًا من المهارات التي يحتاجها لضمان النجاح في دوره، ومن أبرز مهارات السكرتير التنفيذي الناجح:

• مهارات التنظيم: إدارة الوقت بكفاءة وترتيب الأولويات لضمان سير العمل بسلاسة ودون تعارض، وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمشاريع ومتابعة المهام المختلفة بدقة لضمان إنجازها في الوقت المحدد خاصةً في بيئة تتسم بالسرعة والتغير المستمر.
• مهارات التواصل: التواصل بوضوح وفعالية مع جميع المستويات داخل المؤسسة وخارجها، ونقل المعلومات بدقة وسلاسة بين المدير التنفيذي والأقسام الأخرى أو العملاء والشركاء، ما يتطلب الاستماع والإصغاء وصياغة الرسائل الشفهية والمكتوبة والتعامل مع الاختلافات الثقافية واللغوية.
• المرونة والقدرة على التكيف: التكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة واتخاذ قرارات سريعة وفعالة، إضافة للقدرة على إدارة الأزمات بطريقة هادئة ومنظمة تدعم المدير التنفيذي في اللحظات الحرجة سواء كانت تغييرات في جدول العمل أو ضغوطات مفاجئة.
• الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في مراجعة المستندات ومتابعة الإجراءات، والتأكد أن جميع المعلومات التي صحيحة ومحدثة، إضافة لمراقبة تنفيذ المهام والإجراءات الروتينية حتى لا يتم تفويت أي تفصيل صغير قد يؤثر على مسار العمل.
• مهارات حل المشكلات: مواجهة المشكلات المفاجئة بفعالية وسرعة، سواء كانت هذه التحديات تتعلق بتأخير الاجتماعات أو تعارض الأولويات، ويجب على السكرتير التنفيذي أن يجد الحلول التي تضمن استمرار سير العمل دون الحاجة إلى تدخل دائم من المدير التنفيذي.
• مهارات العمل الجماعي: التعاون مع الآخرين لتحقيق الأهداف المشتركة، والتواصل الفعّال مع الزملاء وتقديم الدعم عند الحاجة، إضافة للتأكد من أن جميع الأطراف متوافقة على الأهداف المرسومة والخطوات اللازمة لتحقيقها.

ما هو التدرج الوظيفي للسكرتير التنفيذي؟

يعتمد التدرج الوظيفي للسكرتير التنفيذي على الخبرة والمهارات المكتسبة خلال سنوات العمل، ويبدأ مسيرته المهنية في منصب إداري أقل ثم يتدرج في المناصب، ويتكون السلم الوظيفي للسكرتير التنفيذي من المسميات التالية:

مساعد إداري

يتعامل المساعد الإداري مع المهام المكتبية الروتينية مثل ترتيب الملفات والرد على المكالمات وإدارة البريد الإلكتروني، ويتيح هذا المنصب للموظف اكتساب المعرفة الأساسية حول كيفية سير العمليات الإدارية داخل الشركة، وتطوير مهارات التنظيم والتواصل.

سكرتير تنفيذي مبتدئ

بعد اكتساب الخبرة في المنصب الإداري الأولي، يمكن للموظف الانتقال إلى منصب سكرتير تنفيذي مبتدئ، وتتمثل مسؤوليات هذا الدور في تنظيم جدول المدير التنفيذي وإدارة الاتصالات والتنسيق بين الأقسام، كما يتطلب هذا المنصب مستوى أعلى من الاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية والإدارة والتخطيط.

سكرتير تنفيذي

بعد عدة سنوات من العمل في منصب السكرتير التنفيذي المبتدئ، يكتسب الموظف مهارات متقدمة تتيح له الانتقال إلى مستوى أعلى بصفة سكرتير تنفيذي ذو خبرة، فيتمكن السكرتير من التعامل مع مهام أكثر تعقيدًا تشمل إعداد التقارير الإستراتيجية والمشاركة في اتخاذ القرارات والتواصل مع الإدارة العليا، ويتيح هذا المنصب للسكرتير التنفيذي التفاعل مع مهام متعددة وتعزيز خبراته القيادية.

مدير مكتب

مع تراكم الخبرة والمهارات القيادية، يمكن للسكرتير التنفيذي التقدم ليصبح مدير مكتب مسؤول عن إدارة فريق من السكرتارية بالإضافة إلى المهام الإدارية اليومية، ويتطلب هذا المنصب القدرة على التخطيط والإشراف على العمليات المكتبية بكفاءة لضمان سير العمل بسلاسة، وتطوير إستراتيجيات لتحسين الأداء والإنتاجية داخل القسم الإداري.

مدير إداري

يمكن أن يصل السكرتير التنفيذي إلى مستوى المدير الإداري ليكون المسؤول عن الإشراف على جميع العمليات الإدارية داخل الشركة، بما في ذلك الموارد البشرية والعمليات التشغيلية وإدارة المكاتب، ويحتاج إلى خبرة عميقة في القيادة والتخطيط الإداري، بالإضافة إلى القدرة على اتخاذ قرارات تؤثر على سير العمل الشامل داخل المؤسسة.

ما هو متوسط راتب السكرتير التنفيذي في السعودية وفق التدرج الوظيفي؟

تختلف رواتب السكرتير التنفيذي في السعودية بناءً على عدة عوامل رئيسية تسهم في تحديد مستوى الأجر، ومنها:

• الخبرة: تلعب الخبرة دورًا كبيرًا في تحديد الراتب، إذ يزداد الأجر مع زيادة سنوات الخبرة والمهارات المكتسبة في المجال الإداري، فغالبًا ما يحصل السكرتير التنفيذي ذو الخبرة الواسعة على راتب أعلى نتيجة لكفاءته في التعامل مع مهام معقدة وإدارة الوقت والموارد بفعالية.
• المؤهلات الأكاديمية والتدريب التخصصي: تتطلب بعض الشركات مهارات إضافية مثل إتقان اللغات الأجنبية أو التعامل مع برامج إدارة متقدمة وتقدم لأصحاب الشهادات العلمية والمهنية رواتب أكبر.
• حجم الشركة: الشركات الكبيرة متعددة الفروع أو التي تعمل في مجالات تتطلب إدارة معقدة تقدم رواتب أعلى نظرًا لحجم المسؤوليات والتحديات التي تواجه السكرتير التنفيذي في تلك البيئة.
• طبيعة القطاع: الشركات في القطاعات المالية أو النفطية عادةً ما تقدم أجورًا أعلى مقارنةً بالقطاعات الأخرى.
• الموقع الجغرافي للشركة: تميل الشركات في المدن الكبرى إلى دفع رواتب أعلى لتغطية تكاليف المعيشة المرتفعة مقارنة بالمناطق الأخرى.

ولمزيد من المعلومات حول راتب سكرتير تنفيذي لعام 2024، ننصحك بتحميل تقرير الرواتب الشامل من "جسر"، الذي يقدم تحليلاً شاملاً وموثوقًا لسوق العمل في المملكة.

ما أهم أسئلة مقابلة العمل لمنصب سكرتير تنفيذي؟

لإجراء مقابلات فعالة مع المرشحين لمنصب السكرتير التنفيذي، يمكن تقسيم الأسئلة إلى تصنيفات تتناول جوانب مهمة من المهارات المطلوبة، ومن أهم ما يمكن طرحه في كل تصنيف:

أسئلة المهام الأساسية للدور

• كيف تتعامل مع ترتيب الاجتماعات، بما في ذلك حجز القاعات وإرسال الدعوات؟ معرفة خبرة المرشح في إدارة الاجتماعات وتنظيم تفاصيلها اللوجستية.
• كيف تقوم بإعداد التقارير الأسبوعية أو الشهرية؟ هل لديك تجربة في التعامل مع البيانات والأرقام؟ يهدف السؤال إلى بيان قدرة المرشح على إعداد التقارير الإدارية، التعامل مع الأرقام والبيانات، وتحليل المعلومات اللازمة لتقديم ملخص واضح وشامل.
• كيف تدير المهام الإدارية اليومية مثل تجهيز الوثائق، الرد على المكالمات، أو التعامل مع الزوار؟ قياس قدرة المرشح على إدارة المهام الروتينية وتوفير الدعم الإداري اليومي بسلاسة واحترافية.

أسئلة حول تنظيم الوقت وإدارة المهام

• كيف تقوم بجدولة المهام اليومية للمدير التنفيذي بحيث يتم إنجازها دون تأخير؟ يهدف السؤال إلى تقييم قدرة المرشح على إدارة الجدول اليومي وتحديد الأولويات بما يتناسب مع متطلبات المدير التنفيذي.
• كيف تتعامل مع التغيرات المفاجئة في جدول العمل؟ يبين السؤال مدى مرونة المرشح وقدرته على تعديل الخطط بشكل سريع ومهني دون الإخلال بالعمل.
• كيف تضمن التوافق بين جدول المدير التنفيذي والمهام الأخرى للفريق؟ قياس قدرة المرشح على التنسيق بين المدير التنفيذي وباقي الفريق لضمان توافق المواعيد وتناغم العمل.

أسئلة حول التعامل مع المعلومات الحساسة

• هل سبق أن تعاملت مع معلومات شخصية تخص المدير التنفيذي؟ كيف حافظت على سريتها؟ بيان مدى احترام المرشح للخصوصية وكيفية التعامل مع المعلومات الشخصية بسرية واحترافية.
• كيف تضمن أن المعلومات التي يتم مشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو البرامج الأخرى تظل آمنة؟ اختبار معرفة المرشح بالإجراءات الأمنية اللازمة لحماية المعلومات أثناء تبادلها إلكترونيًا.

أسئلة حول التعامل مع المواقف الطارئة

• إذا طلب المدير التنفيذي عقد اجتماع طارئ مع فريق العمل خلال ساعة، كيف تتصرف؟ يهدف السؤال إلى قياس سرعة استجابة المرشح وقدرته على تنظيم اجتماع طارئ في وقت قصير.
• كيف تتعامل مع تعارض في جداول الاجتماعات بين المدير التنفيذي وشركاء العمل؟ اختبار قدرة المرشح على حل المشكلات المتعلقة بتعارض المواعيد والبحث عن حلول فورية.
• إذا كان لديك مهام متعددة تحتاج إلى إتمامها بشكل عاجل، كيف تقرر أيها يتم إنجازه أولاً؟ تقييم قدرة المرشح على إدارة الأولويات تحت ضغط المواقف الطارئة والحرجة.

أسئلة حول التعامل مع ضغط العمل

• ما هو أكبر تحدٍ واجهته في ظل ضغط المواعيد وكيف تمكنت من التعامل معه؟ معرفة  كيفية تعامل المرشح مع الضغط والإجهاد، وقدرته على التكيف مع ظروف العمل الصعبة.
• كيف تحافظ على تركيزك عند مواجهة مهام متعددة ومواعيد نهائية ضيقة؟ اختبار قدرة المرشح على الحفاظ على التركيز والكفاءة في ظروف العمل الصعبة.
• كيف تتعامل مع طلبات متزامنة من المدير التنفيذي وأعضاء الفريق؟ قياس قدرة المرشح على التنسيق بين المهام وإدارة التوقعات بين الأطراف المختلفة.

أسئلة حول استخدام الأدوات والبرامج

• ما هي الأدوات التي تعتمد عليها في إدارة البريد الإلكتروني والمواعيد؟ وكيف تستخدمها؟ الهدف من السؤال تقييم مستوى المرشح في استخدام الأدوات الرقمية التي تعتبر أساسية في تنظيم المهام اليومية.
• هل سبق أن استخدمت برامج إدارة المشاريع مثل Trello أو Asana؟ كيف ساعدتك في تنظيم عملك؟ معرفة إلمام المرشح بتقنيات إدارة المشاريع وكيف يمكنه الاستفادة منها لتحسين سير العمل.
• كيف تتعامل مع مشكلات فنية في البرامج التي تستخدمها بشكل يومي؟ بيان قدرة المرشح على التعامل مع الأعطال التقنية بنفسه أو البحث عن الحلول السريعة.

ما الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي؟

يعد السكرتير التنفيذي دور متقدم يتطلب خبرة ومهارات أكثر تخصصًا مقارنة بالسكرتير العادي، ومن أبرز الفروق بين كل من المنصبين:

• المهام اليومية: يركز السكرتير التقليدي على الأعمال المكتبية اليومية فيتولى مهام إدارية روتينية مثل إدارة المواعيد والتعامل مع المراسلات وإعداد المستندات، بينما يتولى السكرتير التنفيذي مسؤوليات أكبر تشمل تنظيم الاجتماعات على مستوى أعلى والتنسيق بين الأقسام والمشاركة في اتخاذ القرارات الإدارية والتخطيط والتنسيق للمشاريع والفعاليات الكبرى.
• المستوى الإداري: يعمل السكرتير تحت إشراف مباشر، بينما السكرتير التنفيذي يُعد جزءًا من الإدارة العليا ويعمل مع المديرين التنفيذيين.
• المهارات المطلوبة: يحتاج السكرتير إلى مهارات تنظيمية وقدرات تواصل جيدة، بينما يتطلب السكرتير التنفيذي مهارات أعلى مثل التفكير الإستراتيجي والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة ومهارات التفاوض والقدرة على العمل تحت ضغط أكبر.
• التفاعل مع المستويات العليا: يتفاعل السكرتير مع زملاءه في نفس المستوى أو مع الموظفين في المستويات الأدنى، بينما يتفاعل السكرتير التنفيذي بانتظام مع المديرين التنفيذيين وأصحاب القرار والمستثمرين ما يتطلب مهارات تواصل متقدمة وقدرة على بناء علاقات مهنية قوية.

ما النصائح التي يجب اتباعها عند إجراء مقابلة عمل مع سكرتير تنفيذي؟

عند إجراء مقابلة توظيف للسكرتير التنفيذي، ينبغي مراعاة النقاط التالية لضمان اختيار المرشح الأمثل:

• تحديد المهارات المطلوبة: يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عن المهارات الأساسية التي تحتاجها في السكرتير التنفيذي، مثل مهارات التنظيم والتواصل وإدارة الوقت، حدد هذه المهارات في الأسئلة التي تطرحها أثناء المقابلة.
• طرح أسئلة سلوكية: استخدم أسئلة سلوكية لفهم كيفية تعامل المرشح مع مواقف معينة، على سبيل المثال، يمكنك طرح أسئلة حول كيفية تعامله مع ضغط العمل أو كيف قام بحل مشكلة معقدة في العمل.
• تقييم المهارات التقنية: نظرًا لأن السكرتير التنفيذي يستخدم برامج وتقنيات متعددة، من المهم تقييم مهاراته في استخدام برامج الكمبيوتر، مثل برامج معالجة النصوص وجداول البيانات وأدوات إدارة الوقت.
• التأكد من الملاءمة الثقافية: تحقق مما إذا كان المرشح يتوافق مع ثقافة الشركة وقيمها، فيمكنك طرح أسئلة حول كيف يتعامل مع العمل ضمن فريق أو كيفية استجابته للسياسات والإجراءات.
• ملاحظة السلوك والتواصل: احرص على مراقبة سلوك المرشح وطريقة تواصله أثناء المقابلة، فيجب أن يظهر قدرًا من الاحترافية والثقة بالنفس، بالإضافة إلى مهارات تواصل جيدة.
• توضيح المسؤوليات والتوقعات: تأكد من أن المرشح يفهم تمامًا ما هو متوقع منه في الدور، بما في ذلك المسؤوليات اليومية وأي مهام خاصة قد تكون جزءًا من الوظيفة.
• الاستفسار عن المراجع: لا تتردد في طلب مراجع من أصحاب العمل السابقين. ذلك يساعدك على الحصول على فكرة أفضل عن أداء المرشح وسلوكياته في بيئة العمل.