رئيسية الأوصاف الوظيفية ←منسق موارد بشرية

من هو منسق الموارد البشرية؟ 

منسق الموارد البشرية هو شخص مسؤول عن التعامل مع المهام التنفيذية المتعلقة بإدارة الموظفين، ويكون دوره في تقديم الدعم الكامل لفريق الموارد البشرية عبر تنظيم العمليات اليومية مثل جدولة المقابلات وتجهيز العقود ومتابعة الحضور والإجازات، بالإضافة إلى ضمان سير العمليات بسلاسة.

يعد منسق الموارد البشرية جسراً يربط بين الموظفين وفريق الموارد البشرية. يساعد في ضمان تنفيذ السياسات المؤسسية وتحسين تجربة الموظفين وتقديم الدعم الإداري والتقني لفريق الموارد البشرية، بالإضافة إلى ذلك، قد يتعين على منسق الموارد البشرية التعامل مع إجراءات التوظيف وإعداد الوثائق الرسمية وتقديم الاستشارات الأولية للموظفين بخصوص سياسات الشركة.

ما هي مهام منسق الموارد البشرية؟ 

يتولى منسق الموارد البشرية مجموعة من المهام اليومية التي تسهم في دعم القسم وضمان إدارة فعالة للموارد البشرية، ومن أهم المهام التي يقوم بها:

تنسيق عمليات التوظيف

يعمل منسق الموارد البشرية عن كثب مع مدير التوظيف لضمان تنظيم العمليات المتعلقة بالتوظيف، فيقوم بجدولة المقابلات والتواصل مع المرشحين وتجهيز المستندات الضرورية للعقود والعروض الوظيفية، كما يُسهم المنسق أيضًا في عملية غربلة السير الذاتية والاختيار المبدئي للمرشحين المناسبين، كما يساعد في إعداد أوراق العقود وإتمام المعاملات الرسمية للتوظيف مثل جمع المستندات الشخصية وإعداد ملفات الموظفين الجدد.

متابعة سجلات الموظفين

تعد إدارة سجلات الموظفين من المهام الرئيسية لمنسق الموارد البشرية ويشمل ذلك التأكد من أن جميع بيانات الموظفين، مثل بيانات الاتصال والحضور والإجازات محدثة بصورة دورية، ويُسهم المنسق في التأكد من أن جميع المعلومات المتعلقة بالموظفين موجودة بدقة داخل أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRIS).

بالإضافة إلى تحديث البيانات، يقوم المنسق بمتابعة إجراءات التحديث السنوي للسجلات، وضمان أن جميع التغييرات المتعلقة بالترقيات والتغيرات في الرواتب أو التحويلات بين الأقسام مسجلة بدقة في الأنظمة المعتمدة لضمان التزام المؤسسة بالمتطلبات القانونية وتحسين تنظيم البيانات الداخلية.

التواصل مع الموظفين

يتعامل أي منسق مواردبشرية يوميًا مع الموظفين للإجابة على استفساراتهم المتعلقة بسياسات العمل والحضور والإجازات، ويعمل المنسق كنقطة اتصال رئيسية للموظفين الذين يحتاجون إلى توجيه حول كيفية التعامل مع العمليات الإدارية المختلفة، فيقوم المنسق بالتواصل مع الموظفين بشأن السياسات الجديدة أو التغييرات التي تؤثر على عملهم من خلال التعامل المباشر مع الموظفين لتسهيل العمليات الداخلية وخلق تواصل فعال بين الموظفين وقسم الموارد البشرية.

مساعدة في إعداد برامج التدريب والتطوير

يلعب منسق الموارد البشرية دورًا محوريًا في تنظيم البرامج التدريبية والتطويرية ويقوم بجدولة ورش العمل التدريبية وترتيب الاجتماعات مع المدربين والمشاركين وتوفير جميع الموارد المطلوبة، كما ينسق مع جهات التدريب الخارجية لضمان التنفيذ السلس للبرامج ويتابع عملية تقييم الاحتياجات التدريبية ويساهم في تحليل الفجوات في الأداء لضمان تحسين كفاءة الموظفين من خلال العمل المباشر مع مدراء الأقسام، ويساهم في وضع خطط تطوير الموظفين وتنفيذ برامج تدريب فعالة.

إدارة الحضور والإجازات

يقوم المنسق بتسجيل الحضور ومتابعة ساعات العمل وإدارة جميع أنواع الإجازات مثل الإجازات السنوية والمرضية أو العائلية. بالإضافة إلى ذلك، يقوم بإعداد تقارير الحضور الشهرية ورفعها للإدارة لاتخاذ القرارات المناسبة، ويتعين على المنسق التأكد من أن جميع الإجازات تتوافق مع السياسات الداخلية للشركة وأنه تم تسجيلها في النظام المعتمد لضمان الشفافية ودقة المعلومات.

إعداد التقارير الدورية

يساعد منسق الموارد البشرية في إعداد تقارير دورية تتعلق بأداء الموارد البشرية، وتشمل هذه التقارير إحصائيات الحضور وتقارير الإجازات وبيانات الأداء وغيرها من المعلومات التي تستخدم في تقييم أداء الموظفين وإستراتيجيات التحفيز، كما يُسهم المنسق في تنظيم هذه التقارير بدقة لضمان وضوح المعلومات وسهولة الوصول إليها.

ضمان الامتثال للقوانين والسياسات الداخلية

يلعب منسق الموارد البشرية دورًا في ضمان التزام المؤسسة بالقوانين العمالية والسياسات الداخلية ويتابع تنفيذ السياسات المتعلقة بالإجازات والأجور وساعات العمل، ويضمن أن جميع الموظفين يعملون ضمن الإطار القانوني المحدد. بالإضافة إلى ذلك، يساهم المنسق في مراقبة تنفيذ الإجراءات التنظيمية لضمان توافقها مع القوانين المحلية، ويُعد نقطة اتصال بين الموظفين والإدارة فيما يخص القوانين واللوائح فيعمل على توعية الموظفين بأي تحديثات جديدة في التشريعات والقوانين العمالية.

ما هي المهارات المطلوبة لمنسق الموارد البشرية؟

لتأدية منسق الموارد البشرية دوره بنجاح، لا يكفي الحصول على المؤهلات الأكاديمية والخبرة العملية فقط، بل يجب أن يتمتع المرشح بمجموعة من المهارات العملية والوظيفية التي تساعده على التفاعل مع الموظفين وحل المشكلات بشكل يومي، ومن هذه المهارات:

• مهارات التواصل: التواصل الفعّال هو العمود الفقري لدور منسق الموارد البشرية. يجب أن يكون المنسق قادرًا على توضيح السياسات والإجراءات والتوجيهات لجميع مستويات الموظفين، من الإدارة العليا إلى العمال، ولا يقتصر التواصل الجيد على الكلام، بل يتضمن أيضًا الاستماع النشط الذي يساعد المنسق على فهم مشكلات الموظفين وتقديم الحلول المناسبة، بالإضافة إلى ذلك، يعد التواصل الكتابي مهمًا للغاية لضمان نقل المعلومات والإجراءات بدقة سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو المذكرات أو تقارير الموارد البشرية.
• مهارات تنظيمية عالية: يضمن التنظيم سير العمل بفعالية، إذ يتعامل منسق الموارد البشرية مع مجموعة كبيرة من المهام الإدارية مثل إدارة السجلات الشخصية للموظفين وتنظيم جداول الحضور والإجازات والتعامل مع متطلبات الرواتب.
• القدرة على حل المشكلات: يحتاج منسق الموارد البشرية أن يكون سريع البديهة وقادرًا على التعامل مع التحديات اليومية التي يواجهها الموظفون والإدارة سواء كان الأمر يتعلق بمشكلات في الرواتب أو نزاعات بين الموظفين أو طلبات خاصة تتعلق بالإجازات أو الامتيازات، لذا يجب أن يمتلك القدرة على التحليل السريع للمواقف وتقديم حلول واقعية باستخدام مهارات التفكير النقدي، التي تساعد على التعامل مع المواقف المعقدة بطريقة تضمن توازن احتياجات الموظفين مع سياسات الشركة.
• مهارات العمل الجماعي: يعد العمل الجماعي جزءًا حيويًا من دور منسق الموارد البشرية، إذ يعمل مع العديد من الأقسام المختلفة داخل الشركة مثل قسم الشؤون المالية وقسم تقنية المعلومات ومدراء الأقسام الأخرى، ويتطلب التعاون الفعال قدرة على بناء علاقات إيجابية داخل الفريق والتنسيق بين الفرق المختلفة لضمان تنفيذ العمليات بسلاسة.
• مهارات إدارة الوقت: يُعد تنظيم الوقت مهارة أساسية في إدارة جدول الأعمال المزدحم للمنسق، لذا يجب أن يكون المنسق قادرًا على تحديد الأولويات وإتمام المهام في الأوقات المحددة لضمان عدم تأخر أي عملية مهمة تؤثر على سير العمل.

ما هي التدرجات الوظيفية لمنسق الموارد البشرية؟

يمثل منصب منسق الموارد البشرية نقطة انطلاق مثالية لبناء مسار مهني في إدارة الموارد البشرية، إذ يوفر للمرشح الفرصة لاكتساب الخبرة العملية والمهارات الأساسية التي تؤهله للتقدم إلى أدوار أكبر، ومن أهم مراحل التدرج الوظيفي لمنسق الموارد البشرية:

منسق موارد بشرية مبتدئ

يبدأ العديد من المهنيين في مجال الموارد البشرية مسيرتهم في هذا المنصب، حيث يعمل المنسق المبتدئ تحت إشراف مدير الموارد البشرية أو كبار موظفي القسم، وتكون المهام الموكلة إليه إدارية وتنفيذية مثل معالجة طلبات الإجازات ومتابعة الحضور والانصراف وتنظيم ملفات الموظفين. ويتيح هذا الدور للمنسق فرصة للتعرف على العمليات اليومية لإدارة الموارد البشرية في بيئة عمل حقيقية، وفهم كيفية تنفيذ السياسات الداخلية.

منسق موارد بشرية متقدم

في هذا المستوى، يتولى المنسق مسؤوليات أكبر وأكثر استقلالية، تشمل إدارة بعض جوانب العمل مثل تنفيذ سياسات التوظيف وإدارة البرامج التدريبية ومراقبة الأداء الوظيفي. وغالبًا ما يكون المنسق المتقدم هو نقطة الاتصال بين فريق الموارد البشرية والإدارة العليا، ويتطلب منه الدور تقديم تقارير وتحليلات متعلقة بالموارد البشرية لضمان تحقيق أهداف الشركة.

مدير موارد بشرية

مع زيادة الخبرة وصقل المهارات القيادية والتنظيمية، يمكن لمنسق الموارد البشرية أن يتقدم إلى منصب مدير موارد بشرية ليكون مسؤولًا عن إدارة فريق كامل من متخصصي الموارد البشرية، ووضع وتنفيذ السياسات الإستراتيجية التي تدعم تحقيق أهداف الشركة على المدى الطويل. ويشمل دور مدير الموارد البشرية التخطيط الإستراتيجي للقوى العاملة وضمان الامتثال للقوانين واللوائح العمالية وتحسين بيئة العمل من خلال تطوير البرامج التحفيزية والتدريبية.

ما متوسط رواتب منسق موارد بشرية في السعودية وفق التدرج الوظيفي؟

تعد رواتب منسق الموارد البشرية في السعودية متنوعة وتعتمد على عدة عوامل تؤدي إلى اختلافات كبيرة في المبالغ المدفوعة، ولا تعتمد هذه الفروقات على مستوى الخبرة، بل تتأثر أيضًا بحجم المؤسسة والمسؤوليات الموكلة إلى الموظف.

بدايةً، يلعب مستوى الخبرة دورًا أساسيًا في تحديد الراتب، فالمنسق المبتدئ الذي يبدأ للتو في اكتساب مهاراته العملية يتقاضى راتبًا أقل مقارنة بالمنسق الذي اكتسب خبرة مهنية عميقة وأصبح قادرًا على إدارة عمليات الموارد البشرية، ومع مرور الوقت وتراكم الخبرات يزداد تعمق الموظف في التعامل مع جوانب أكثر تعقيدًا في إدارة الأفراد ويتقاضى لذلك راتبًا أعلى.

إلى جانب الخبرة، يؤثر حجم المؤسسة على الرواتب، فالشركات الكبيرة غالبًا ما تقدم حزم رواتب أعلى بسبب تعقيد العمليات الإدارية لديها وحاجتها إلى متخصصين في الموارد البشرية قادرين على إدارة عدد كبير من الموظفين ومتابعة سياسات أكثر شمولًا، في المقابل، المؤسسات الصغيرة أو الناشئة تميل إلى تقديم رواتب أقل نظرًا لحجمها الصغير وبساطة العمليات فيها.

لمزيد من المعلومات حول رواتب موظفي الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية، يمكنك تحميل ومراجعة تقرير الرواتب الشامل الصادر عن جسر لإدارة الموارد البشرية.

ما أهم أسئلة مقابلة العمل مع منسق الموارد البشرية؟

اطرح عند إجراء مقابلة مع مرشح لمنصب منسق الموارد البشرية مجموعة متنوعة من الأسئلة التي تغطي جوانب متعددة من مهام الوظيفة مثل إدارة السجلات وتنظيم المقابلات والتدريبات والتعامل مع استفسارات الموظفين واستخدام أنظمة الموارد البشرية المتقدمة، ومن أهم الأسئلة التي يمكنك طرحها:

• أسئلة حول إدارة السجلات والمعلومات: تهدف إلى تقييم قدرة المرشح على إدارة وتحديث سجلات الموظفين والبيانات الحساسة، ومنها:
  • كيف تتعامل مع تحديث سجلات الموظفين؟
  • كيف تضمن دقة وأمان البيانات المتعلقة بالموظفين؟
  • ما الأدوات أو البرامج التي تستخدمها في إدارة سجلات الموظفين؟
  • كيف تقوم بمعالجة أي أخطاء في سجلات الحضور أو الرواتب؟
• أسئلة حول تنظيم المهام والتنسيق: فهم قدرة المرشح على تنظيم الأنشطة المتعددة مثل المقابلات والتدريب والتنسيق بين الأقسام، مثل:
  • ما هي إستراتيجيتك في تنظيم جلسات التدريب الجماعي؟
  • كيف تتعامل مع جداول مزدحمة لضمان تلبية جميع المواعيد؟
  • كيف تتعامل مع تغيير جداول المقابلات في اللحظة الأخيرة؟
• أسئلة حول إدارة استفسارات الموظفين والشؤون الإدارية: تبين تقييم قدرة المرشح على التواصل مع الموظفين وتقديم الدعم في الشؤون الإدارية، ومنها:
  • كيف تتعامل مع استفسارات الموظفين حول الإجازات أو التأخيرات؟
  • كيف تتواصل مع الموظفين لحل أي مشاكل متعلقة بالحضور أو الغياب؟
  • كيف تشرح سياسة الشركة الخاصة بالإجازات والحضور للموظفين الجدد؟
  • كيف تدير شكاوى الموظفين المتعلقة بساعات العمل؟
• أسئلة حول استخدام أنظمة الموارد البشرية: معرفة مدى إلمام المرشح بأدوات وأنظمة الموارد البشرية التي تُستخدم في تحسين العمليات اليومية، ويمكنك طرح:
  • ما هو نظام الموارد البشرية الذي استخدمته سابقًا؟
  • كيف ساعدك نظام الموارد البشرية في تسهيل عمليات التوظيف أو إدارة الحضور؟
  • كيف تتعامل مع الأعطال أو المشكلات التقنية في نظام الموارد البشرية؟
  • هل شاركت في اختيار أو تنفيذ نظام جديد لإدارة الموارد البشرية؟ كيف كان دورك؟
• أسئلة حول حل النزاعات والمشكلات: قياس قدرة المرشح على التعامل مع النزاعات الداخلية والمشاكل الطارئة بحكمة وسرعة، ومن أمثلتها:
  • كيف تتعامل مع نزاع بين موظفين حول توزيع المهام؟
  • كيف تتعامل مع شكاوى الموظفين حول سياسات الموارد البشرية؟
  • ما هو نهجك في حل مشكلة تتعلق بانتهاك أحد الموظفين لسياسات الشركة؟

ما أهم النصائح لإجراء مقابلة عمل مع منسق الموارد البشرية؟

يتطلب إجراء مقابلة عمل مع منسق الموارد البشرية التركيز على مجموعة من الجوانب الرئيسية التي تكشف عن المهارات والصفات الضرورية لهذا الدور، إليك أهم النصائح لضمان مقابلة فعّالة:

• تقييم المهارات التنظيمية والإدارية:
  التركيز على مدى قدرة المرشح على تنظيم المهام اليومية وإدارة العمليات الإدارية بكفاءة، اطلب منه أمثلة على كيفية تعامله مع تنظيم سجلات الموظفين أو إدارة جداول الحضور والانصراف، ويمكنك أيضًا طرح أسئلة حول الأدوات أو البرامج التي يستخدمها في إدارة المهام الإدارية.
  
  
• اختبار مهارات التواصل:
  قيّم قدرة المرشح على التعبير بوضوح ولباقة سواء شفويًا أو كتابيًا، يمكنك طرح أسئلة مثل: كيف تتعامل مع الخلافات بين الموظفين؟ أو كيف تشرح سياسات الموارد البشرية لموظف جديد؟
  
  
• فحص القدرة على حل المشكلات:
  منسق الموارد البشرية يواجه مشكلات يومية تتعلق بالموظفين، مثل النزاعات أو طلبات خاصة تتعلق بالرواتب أو الإجازات، لذا حاول تقييم قدرته على التفكير النقدي وحل المشكلات من خلال طرح مواقف عملية مثل: ماذا تفعل إذا اشتكى موظف من عدم دقة في راتبه؟ أو كيف تتعامل مع طلبات الإجازة المتضاربة بين الموظفين؟
  
  
• استكشاف القدرة على العمل الجماعي:
  اسأل المرشح عن كيفية تعامله مع فرق العمل أو كيفية تعاونه مع مدراء الأقسام لضمان تنفيذ السياسات، يمكنك طرح أسئلة مثل: كيف تساهم في تحسين التعاون بين الأقسام المختلفة؟ أو كيف تعمل مع الإدارة العليا لتحسين السياسات؟
  
  
• تحليل المعرفة بأنظمة الموارد البشرية:
  يعد الإلمام بأنظمة إدارة الموارد البشرية HRIS شرطًا أساسيًا لهذا الدور، لذا تعمق في الأسئلة عن الأنظمة التي استخدمها المرشح سابقًا وكيف ساعدته في تسهيل المهام الإدارية.
  
  
• قياس مهارات إدارة الوقت:
  نظرًا لتعدد المهام التي يقوم بها منسق الموارد البشرية، من الضروري معرفة كيف يدير المرشح وقته ويحدد أولوياته، اطرح أسئلة مثل: كيف تنظم يومك لضمان تنفيذ جميع المهام في الوقت المحدد؟ أو كيف تتعامل مع مهام متعددة ومواعيد نهائية متزامنة؟
  
  
• فحص الوعي بالقوانين واللوائح:
  استفسر عن معرفة المرشح بالقوانين المحلية أو السياسات التنظيمية المتعلقة بالموارد البشرية. يمكن أن تسأل: كيف تضمن أن شركتك تلتزم بالقوانين العمالية المحلية؟ أو ما هي اللوائح التي تراعيها في إدارة ملفات الموظفين؟.