رئيسية الأوصاف الوظيفية ←سكرتير قانوني

من هو السكرتير القانوني؟ 

السكرتير القانوني هو الشخص المسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمحامين والفريق القانوني في الشركات أو مكاتب المحاماة، ويعد هذا الدور ضروريًا لضمان سير العمليات القانونية بسلاسة، إذ يقوم السكرتير القانوني بإعداد وتنظيم المستندات القانونية وإدارة المواعيد والجلسات ومتابعة التزامات المحامين القانونية، بالإضافة إلى المهام الإدارية التقليدية، كما يتعامل السكرتير القانوني مع قضايا قانونية حساسة، مما يتطلب الإلمام بالمصطلحات والإجراءات القانونية.

ما هي أهم المهارات المطلوبة في السكرتير القانوني؟ 

إلى جانب المؤهلات الأكاديمية، هناك مجموعة من المهارات التي تعد أساسية لنجاح السكرتير القانوني في أداء مهامه بكفاءة وفعالية. يساهم إتقان هذه المهارات في ضمان سير العمل القانوني بسلاسة ودون عوائق، مع تقليل الأخطاء وتعزيز الثقة بين السكرتير القانوني والمحامين والعملاء. فيما يلي توسيع لكل من المهارات الرئيسية المطلوبة:

• المهارات التنظيمية: إلى جانب المؤهلات التقنية والأكاديمية، هناك حاجة لمهارات أخرى لا تقل أهمية، مثل القدرة على التنظيم والتواصل بفعالية، إذ تتطلب وظيفة السكرتير القانوني إدارة مواعيد الاجتماعات وتنظيم الملفات والمستندات ومتابعة المهام اليومية، لذلك فإن القدرة على التنظيم تعدّ من المهارات الأساسية التي تسهم في النجاح في هذا الدور.
• الاهتمام بالتفاصيل: يعد التعامل مع المستندات القانونية من أكثر المهام حساسية في عمل السكرتير القانوني، إذ إن أي خطأ بسيط قد يؤدي إلى عواقب قانونية وخسائر كبيرة. لذا، يجب أن يتمتع السكرتير القانوني بمهارة فائقة في مراجعة وتدقيق المستندات القانونية للتأكد من دقتها وخلوها من الأخطاء.
• مهارات التواصل: التواصل الفعال هو أحد الركائز الأساسية في مهنة السكرتير القانوني، إذ يتطلب الأمر التعامل مع محامين وعملاء وقضاة، لذا يجب أن يكون السكرتير القانوني قادراً على نقل المعلومات بدقة ووضوح، سواء كانت مكتوبة أو شفهية، لضمان فهم كافة الأطراف للمستندات أو التعليمات.
• القدرة على إدارة الوقت: القدرة على تنظيم الوقت بفعالية، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية، سواء كان ذلك لتقديم ملفات إلى المحكمة، أو إنهاء المستندات المطلوبة، إضافة للقدرة على ترتيب الأولويات لتحقيق الأهداف.
• التعامل مع الضغوط: يجب أن يكون السكرتير القانوني قادراً على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على دقة عمله وكفاءته، لذا تعد القدرة على التحكم في التوتر والتعامل مع المهام العاجلة مهارات حيوية وضرورية لعمله.
• مهارات البحث: غالبًا ما يحتاج السكرتير القانوني إلى دعم المحامين من خلال إجراء بحوث قانونية أولية، ويتطلب منه هذا القدرة على استخدام المصادر القانونية والبحث عن القوانين والأحكام والمعلومات ذات الصلة التي قد تكون مفيدة في القضايا.
• السرية والموثوقية: نظرًا لطبيعة المعلومات التي يتعامل معها السكرتير القانوني، مثل البيانات الشخصية والقضايا الحساسة، والملفات السرية، يجب أن يتمتع بمستوى عالٍ من الثقة والموثوقية.

ما هو التدرج الوظيفي للسكرتير القانوني؟

يوفر منصب السكرتير القانوني مسارًا مهنيًا مرنًا ومليئًا بالفرص للتطور في مجالي القانون والإدارة، ويمكن هذا المنصب الأفراد من التعرف على تفاصيل العمل القانوني بصورة عملية، ويمنحهم فرصة للتطور الوظيفي مع مرور الوقت واكتساب الخبرة، ومن أبرز مراحل التدرج الوظيفي للسكرتير القانوني:

• مساعد قانوني مبتدئ: البداية في المسار المهني للسكرتارية القانونية تكون عادة مساعد قانوني مبتدئ، يقوم المرشح في هذه المرحلة بالمهام الأساسية مثل ترتيب الوثائق القانونية وتقديم الدعم الإداري اليومي وإدارة المراسلات، ويوفر هذا الدور فرصة ممتازة للفهم الأولي لطبيعة العمل القانوني وتفاصيله اليومية، إذ يمكن أن تتنوع المهام لتشمل استقبال العملاء وتنظيم المواعيد وتقديم الدعم للمحامين في الإعداد لجلسات المحكمة أو الاجتماعات القانونية.
• سكرتير قانوني: بعد قضاء فترة من الزمن في دور المساعد القانوني المبتدئ واكتساب الخبرة اللازمة، يمكن للمرشح الترقية إلى منصب سكرتير قانوني، ف تكون المهام أكثر تخصصًا وتتركز على دعم المحامين في مهامهم القانونية، كما يُكلف السكرتير القانوني بإدارة الوثائق القانونية الحساسة وإعداد تقارير الاجتماعات وتنسيق المواعيد الخاصة بالعملاء والمحامين، كما أنه قد يساهم في تحضير الملفات للجلسات القضائية ويتولى متابعة المراسلات بين المحامين والعملاء.
• سكرتير قانوني أول: يتولى السكرتير القانوني إدارة عمليات أكثر تعقيدًا، مثل التعامل مع قضايا قانونية كبيرة وإدارة فرق السكرتارية القانونية وتنسيق الملفات القانونية المتعلقة بقضايا دولية أو متعددة الأطراف، كما يعد هذا الدور بمثابة الجسر بين الإدارة العليا والفرق القانونية، إذ يقوم السكرتير القانوني الأول بتوجيه الفرق الإدارية وتقديم المشورة في ما يتعلق بالعمليات الإدارية داخل المكتب القانوني.
• مساعد محامي أو مستشار قانوني: في بعض الحالات، ومع التطور المهني والتدريب المستمر، يمكن للسكرتير القانوني الانتقال إلى دور أكثر تخصصًا مثل مساعد محامي أو مستشار قانوني، فيقوم المرشح بتقديم دعم قانوني أكثر تعقيدًا للمحامين، مثل إجراء البحوث القانونية وإعداد المسودات القانونية والمشاركة في صياغة الإستراتيجيات القانونية.
• مدير إدارة قانونية: في بيئات العمل الكبيرة التي تحتوي على فرق قانونية متعددة، قد يتدرج السكرتير القانوني إلى منصب إداري أعلى، مثل مدير إدارة قانونية، فيشرف على العمليات الإدارية للقسم القانوني بالكامل، بما في ذلك تنسيق المهام بين الفرق القانونية ومراقبة تنفيذ الإجراءات القانونية وتوجيه السكرتارية القانونية في أداء مهامهم، ويتطلب هذا الدور مهارات إدارية متقدمة وفهم عميق لهيكلة العمل القانوني داخل المؤسسة.

ما متوسط راتب السكرتير القانوني في السعودية وفق التدرج الوظيفي؟

تتفاوت رواتب السكرتير القانوني في السعودية نتيجة لتعدد العوامل التي تؤثر على تحديد قيمة الراتب، ما يعكس تنوع الخبرات والمهام التي يؤديها الموظف في هذا الدور، ويتأثر راتب السكرتير القانوني بعدة عوامل رئيسية هي: 

• مستوى الخبرة: في بداية مشواره المهني، يحصل السكرتير القانوني المبتدئ عادة على راتب أقل مقارنة بمن يمتلك سنوات طويلة من الخبرة، ومع اكتسابه للمزيد من الخبرة العملية في التعامل مع المحامين والمستندات القانونية والتفاعل مع العملاء تزداد كفاءتهم وقيمتهم في سوق العمل ما يترجم إلى زيادة ملحوظة في رواتبهم مع مرور الوقت.
• نوع الشركة: تميل الشركات الكبرى، سواء كانت شركات محاماة أو مؤسسات مالية وقانونية ضخمة، إلى تقديم رواتب أعلى للسكرتير القانوني مقارنة بالشركات الصغيرة، هذا يرجع إلى طبيعة العمل في الشركات الكبيرة، إذ تكون العمليات القانونية أكثر تعقيدًا، ما يتطلب من السكرتير القانوني مستوى أعلى من المهارات والمعرفة القانونية.
  إضافة إلى ذلك، يلعب القطاع الذي تنتمي إليه الشركة دورًا في تحديد الرواتب، على سبيل المثال، الشركات العاملة في قطاع النفط والغاز أو الشركات متعددة الجنسيات قد تدفع رواتب أعلى للسكرتير القانوني، نظرًا لحجم الصفقات والعقود التي تتطلب اهتمامًا قانونيًا كبيرًا ودقيقًا، في المقابل، تقدم الشركات التجارية التي قد لا تكون لديها نفس التعقيدات القانونية أو الحجم الكبير من العمليات رواتب أقل نسبيًا.
• حجم الشركة: في الشركات الكبرى التي تضم فرقًا قانونية متعددة، غالبًا ما يتعامل السكرتير القانوني مع مجموعة واسعة من القضايا والمهام المتعددة، ما يتطلب منه إدارة ملفات قانونية ضخمة ومعقدة، وبالتالي، تكافئ هذه الشركات موظفيها برواتب أعلى تتناسب مع حجم المسؤوليات الملقاة على عاتقهم.
  بالإضافة إلى ذلك، تتيح الشركات الكبيرة فرصًا أكبر للتطوير المهني والترقي الوظيفي، مما يعني أن السكرتير القانوني يمكنه التقدم في سلم الرواتب أسرع مقارنة بالشركات الصغيرة التي قد تكون فرص الترقي فيها محدودة.
• طبيعة المهام والمسؤوليات: يحصل السكرتير القانوني الذي يتعامل مع المهام الإدارية التقليدية على راتب أقل مقارنة بآخر يتحمل مسؤوليات إضافية، مثل إدارة قضايا قانونية معقدة أو إجراء بحوث قانونية أو تقديم دعم مباشر للمحامين في قاعات المحاكم، إذ تتطلب هذه المهام المتقدمة مستوى أعلى من المهارة والمعرفة القانونية، وبالتالي تكون رواتب أصحابها أعلى نظرًا لتعقيد المهام الموكلة إليهم.
• الموقع الجغرافي: في بعض الحالات، يؤثر الموقع الجغرافي للشركة أيضًا على الراتب، ففي المدن الكبرى مثل الرياض أو جدة، حيث تتركز العديد من الشركات الكبرى ومكاتب المحاماة الدولية، تكون الرواتب أعلى نظرًا لارتفاع تكاليف المعيشة والطلب الكبير على المهارات القانونية المتخصصة، في المقابل، قد تكون الرواتب أقل في المناطق الأصغر التي تقل فيها المنافسة وفرص العمل.

إذا كنت مهتمًا بالاطلاع على أحدث المعلومات حول الرواتب وتغيّرات الأجور لعام 2024، ننصحك بتحميل تقرير الرواتب الشامل من "جسر"، الذي يقدم تحليلاً شاملاً وموثوقًا لسوق العمل المالي في المملكة.

ما أهم أسئلة مقابلة العمل لمنصب سكرتير قانوني؟

يجب التركيز في مقابلة العمل مع السكرتير القانوني على تقييم قدرات المرشح في إدارة العمليات القانونية والمهام المتنوعة وضمان الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والتعامل مع ضغط العمل اليومي، ولضمان اختيار المرشح الأنسب لهذا المنصب، يمكن طرح مجموعة من الأسئلة التي تساعد في تقييم مهاراته وكفاءته في التعامل مع المهام المختلفة، ومنها:

• إدارة الملفات القانونية

تهدف هذه الأسئلة إلى تقييم قدرة المرشح على تنظيم الملفات القانونية وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، ومنها:

• • كيف تقوم بتنظيم الملفات القانونية لضمان سهولة الوصول إليها؟
  • ما هي الأنظمة أو الأدوات التي تفضل استخدامها لتنظيم الملفات؟
  • كيف تتعامل مع تحديث الملفات وتقديم النسخ الاحتياطية بشكل دوري؟
  • ما هي خطواتك في حالة حدوث خطأ في تنظيم ملف قانوني هام؟
  • كيف تضمن الوصول السريع إلى المستندات المطلوبة عند الطلب؟

• إعداد المستندات القانونية

معرفة خبرة المرشح في إعداد المستندات القانونية مثل العقود والاتفاقيات وضمان دقتها، يمكنك طرح أسئلة مثل:

• • ما هي تجربتك في إعداد المستندات القانونية مثل العقود والاتفاقيات؟
  • كيف تتأكد من أن المستندات التي تعدها تتوافق مع المعايير القانونية المطلوبة؟
  • هل سبق لك التعامل مع إعداد مستندات قانونية معقدة؟ كيف كان ذلك؟
  • ما هي الأدوات أو البرامج التي تستخدمها لتسهيل إعداد المستندات؟
  • كيف تتعامل مع المراجعات المتكررة للمستندات القانونية؟

• التعامل مع ضغوط العمل والمواعيد النهائية

تحديد قدرة المرشح على التعامل مع ضغط العمل والالتزام بالمواعيد النهائية، ومما يمكن طرحه من أسئلة:

• • كيف تتعامل مع ضغوط العمل والمواعيد النهائية الضيقة؟
  • كيف تقوم بإدارة وقتك وتحديد الأولويات في المهام اليومية؟
  • هل سبق أن تأخرت عن تسليم مهمة بسبب ضغط العمل؟ كيف تعاملت مع ذلك؟
  • كيف توازن بين عدة مهام متزامنة بفعالية؟
  • ما هي إستراتيجياتك للحفاظ على الإنتاجية تحت الضغط؟

• الحفاظ على سرية المعلومات القانونية

تبين هذه الأسئلة أن المرشح قادر على التعامل مع المعلومات الحساسة وحمايتها من التسريب، مثل:

• • كيف تضمن سرية المعلومات القانونية الحساسة التي تتعامل معها؟
  • ما هي الإجراءات التي تتبعها لحماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به
  • كيف تتعامل مع المواقف التي تتطلب مشاركة معلومات حساسة مع فريق العمل
  • هل سبق أن تعاملت مع موقف تسرب معلومات؟ كيف كان تصرفك
  • ما هي الأدوات أو البرامج التي تستخدمها لضمان حماية البيانات

• البحث القانوني لدعم المحامين

تساعد على تقييم مهارات المرشح في البحث القانوني وقدرته على تقديم دعم موثوق للمحامين، ويمكنك على سبيل المثال طرح أسئلة مثل:

• • هل سبق لك إجراء بحث قانوني لدعم المحامين؟ كيف قمت بذلك؟
  • ما هي المصادر التي تعتمد عليها في البحث القانوني؟
  • كيف تتأكد من صحة المعلومات التي تستند إليها في البحث؟
  • كيف تقدم نتائج البحث بطريقة تسهل على المحامي استخدامها؟
  • هل سبق أن واجهت صعوبة في العثور على معلومات قانونية؟ كيف تعاملت مع ذلك؟

• ضمان دقة وجودة المستندات القانونية

  • تتيح هذه الأسئلة ضمان قدرة المرشح على تقديم مستندات قانونية دقيقة وذات جودة عالية. ومنها:
  • ما هي الإجراءات التي تتبعها لضمان دقة وجودة المستندات القانونية؟
  • كيف تتحقق من صحة المعلومات قبل تضمينها في المستندات؟
  • هل سبق أن اضطررت إلى تصحيح خطأ قانوني بعد إعداده؟ كيف تعاملت مع الموقف؟
  • كيف تراجع المستندات قبل تسليمها إلى المحامي أو العميل؟
  • ما هي معايير الجودة التي تتبعها في إعداد المستندات؟

• التواصل مع العملاء

تقييم قدرة المرشح على التعامل بفعالية مع العملاء وتقديم التحديثات المطلوبة بوضوح.

• • كيف تتعامل مع العملاء الذين يطلبون معلومات أو تحديثات حول قضاياهم؟
  • كيف تحافظ على التواصل المستمر مع العملاء في حالة تأخر الإجابة؟
  • كيف تتعامل مع العملاء الذين قد يكونون غير راضين عن تقدم القضية؟
  • ما هي إستراتيجياتك لتقديم المعلومات القانونية بوضوح للعملاء غير المتخصصين؟
  • كيف توازن بين متطلبات العملاء وواجباتك القانونية الأخرى؟

ما هي النصائح التي يجب اتباعها عند إجراء مقابلة عمل مع سكرتير قانوني؟

تأكد عند البحث عن المرشح المناسب لشغل منصب سكرتير قانوني من امتلاك المتقدمين للوظيفة مجموعة من المهارات والمعرفة التي تضمن قدرتهم على دعم الفريق القانوني بفعالية وكفاءة، ولهذا السبب، يمكن أن تساعد بعض الإستراتيجيات المحددة في مقابلة المرشحين على تحديد الأنسب، إليك المزيد من النصائح والاعتبارات التي يمكن التركيز عليها أثناء عملية المقابلة:

• التحقق من المعرفة القانونية: يجب على المرشح أن يكون ملمًا بأساسيات القوانين التي تنظم العمل في مكاتب المحاماة أو الإدارات القانونية، لذا وجه أسئلة عملية للتأكد من مدى قدرة المرشح على فهم واستيعاب المهام القانونية مثل إعداد المستندات القانونية وتقديم المذكرات القضائية أو التعامل مع العقود، وقد يكون طرح أسئلة حول حالات قانونية واقعية وسؤاله عن كيفية التصرف فيها اختبارًا جيدًا.
• التأكد من المهارات التنظيمية: ينبغي تقييم مدى قدرة المرشح على التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات القانونية وترتيبها بطريقة يسهل الوصول إليها بسرعة، لذا يمكنك طلب شرح كيفية تنظيم الملفات الورقية أو الإلكترونية، وكيفية إدارة المواعيد والأولويات في جدول عمل مزدحم.
• التأكد من السرية والموثوقية: يتعامل السكرتير القانوني مع معلومات قانونية حساسة تتعلق بالقضايا والأطراف المعنية، لذا من الضروري التأكد من أن المرشح لديه التزام قوي بالحفاظ على السرية والموثوقية في كل ما يقوم به، يمكنك خلال المقابلة طرح سيناريوهات تتطلب الحفاظ على السرية وكيفية تعامله مع مثل هذه المواقف.
• اختبار المهارات العملية: من الأفضل في بعض الحالات إجراء اختبار عملي للمرشح خلال المقابلة، مثل طلب إعداد مستند قانوني بسيط أو تنظيم ملف قانوني، إذ تمنح هذه الاختبارات أصحاب العمل فكرة واضحة عن مدى كفاءة المرشح وقدرته على تنفيذ المهام المطلوبة في العمل اليومي.
• تقييم مهارات التواصل والقدرة على العمل الجماعي: يحتاج السكرتير القانوني إلى التنسيق مع المحامين والزملاء والتعامل مع العملاء بلباقة واحترافية، لذا يمكن خلال المقابلة اختبار مهارات التواصل من خلال طرح أسئلة تتعلق بالتعامل مع العملاء والزملاء في مواقف متعددة.

ما الفرق بين السكرتير القانوني والمساعد القانوني؟

المساعد القانوني هو شخص متخصص يقدم دعمًا مباشرًا للمحامين في إعداد القضايا والوثائق القانونية. يقوم بمساعدة المحامين في البحث القانوني وتجهيز المستندات وتحليل القوانين المتعلقة بالقضايا. ويتطلب هذا الدور معرفة عميقة بالإجراءات القانونية والمصطلحات المرتبطة بها، والعمل عن كثب مع المحامين لتجهيز القضايا.

الفروق بين السكرتير القانوني والمساعد القانوني

المهام الوظيفية:

• • المساعد القانوني: يركز على دعم المحامين في الجوانب القانونية مباشرة، مثل إجراء الأبحاث القانونية وإعداد المذكرات وصياغة العقود. كما يشارك في تجهيز القضايا وجمع الأدلة، وقد يساعد في إعداد المحامين للجلسات القضائية.
  • السكرتير القانوني: يقوم بمهام إدارية بحتة، مثل تنظيم الملفات وتنسيق المواعيد والتعامل مع المراسلات القانونية، لذا فإن دوره يتعلق أكثر بتنظيم العمل اليومي للمكتب القانوني والمحافظة على سير الأعمال بكفاءة.

المتطلبات التعليمية:

• • المساعد القانوني: عادة ما يتطلب درجة علمية في القانون أو ما يعادلها، بالإضافة إلى المعرفة العميقة بالقوانين والإجراءات القانونية.
  • السكرتير القانوني: قد يتطلب شهادة في السكرتارية القانونية أو إدارة الأعمال، ولكن لا يلزم أن يكون لديه معرفة قانونية عميقة مثل المساعد القانوني.

التفاعل مع المحامين:

• • المساعد القانوني: يعمل مباشرة مع المحامين في القضايا المعقدة، ويعتبر جزءًا من الفريق القانوني الذي يساهم في تطوير إستراتيجيات القضايا.
  • السكرتير القانوني: يكون دوره أكثر إدارية وتنظيمية، ويضمن سير العمل بسلاسة دون التدخل في الجوانب القانونية المعقدة.