مدير مكتب

يعد منصب مدير المكتب من المناصب الإدارية المهمة داخل الشركات والمؤسسات ويسمى أحيانًا مدير مكتب الرئيس التنفيذي، إذ يركز هذا الدور على الإشراف على العمليات الإدارية والتنظيمية وضمان سير العمل اليومي بسلاسة. يقوم مدير المكتب بتنسيق الأنشطة اليومية داخل المكتب وإدارة فريق الدعم الإداري، وتركز صلاحيات مدير المكتب على الجوانب القيادية والتنظيمية لإدارة العمل بكفاءة وتوفير بيئة عمل منظمة ومناسبة للموظفين، نقدم في السطور التالية نظرة شاملة على مهام مدير المكتب والمؤهلات المطلوبة والمهارات الأساسية، إضافة للتدرج الوظيفي ومتوسط الرواتب في السعودية وأهم الأسئلة التي قد تُطرح في مقابلات العمل لهذا المنصب، مع وصف وظيفي مدير مكتب تنفيذي.

موضوعات الصفحة:

التعريف بالمسمى الوظيفي مدير مكتب
أسئلة شائعة حول المسمى
وصف وظيفي جاهز لتوظيف مدير مكتب تنفيذي

من هو مدير المكتب؟

مدير المكتب هو الشخص الذي يتحمل مسؤولية إدارة العمليات اليومية للمكتب بكفاءة عالية، ويتعاون مع الإدارة العليا لتطبيق السياسات والإجراءات وتحقيق أهداف الشركة بفضل دوره المركزي في تنظيم المكتب وتسهيل التواصل بين الأقسام، تتمثل مهامه الرئيسية في الإشراف على جميع الأنشطة الإدارية التي تدعم العمليات التشغيلية، مثل إدارة الموارد المكتبية والإشراف على الموظفين الإداريين والتنسيق بين الأقسام المختلفة وتنظيم جداول العمل وإدارة الملفات والمستندات، والتأكد من توفير الموارد اللازمة للموظفين.

وغالبًا ما يتطلب هذا الدور مهارات قيادية وتنظيمية والقدرة على اتخاذ قرارات إستراتيجية تسهم في تحسين سير العمل العام للشركة. علاوةً على ذلك، قد يشارك مدير المكتب في التخطيط وإدارة المشاريع قصيرة وطويلة الأجل داخل المؤسسة.

مثال عملي: في شركة تسويق رقمي، يكون مدير المكتب هو الشخص الذي يتابع طلبات الأجهزة المكتبية الجديدة، وينظم الاجتماعات بين فريق التسويق وفريق المبيعات، ويتأكد من أن الجميع لديهم الوصول إلى المواد والمعلومات التي يحتاجونها. وعلى سبيل المثال إذا واجه فريق التسويق مشكلة في الاتصال بالإنترنت، سيكون مدير المكتب هو الشخص الذي يتواصل مع مزود الخدمة لحل المشكلة بسرعة ما يضمن استمرار العمل دون انقطاع.

ما هي مهام مدير المكتب؟

مدير المكتب هو المسؤول الرئيسي عن إدارة وتنظيم العمليات اليومية في المكتب لضمان سير العمل بسلاسة وفاعلية، ويتطلب دوره مجموعة متنوعة من المهام التي تتعلق بالإشراف على الأنشطة المكتبية وتنظيم الأعمال، ومن أهم مسؤولياته:

إدارة العمليات اليومية: الإشراف على كل ما يتعلق بالأنشطة اليومية في المكتب، مثل التأكد من سير العمل، ومراقبة إنجاز الموظفين لمهامهم، وحل المشكلات الفنية التي قد تواجه الموظفين.
تنظيم الموارد المكتبية: يحتاج المكتب لمجموعة متنوعة من الموارد، سواء كانت مادية مثل الأدوات والأجهزة أو موارد بشرية مثل الموظفين، لذا يقوم مدير المكتب بتنظيم هذه الموارد بطريقة تضمن كفاءة استخدامها وتلبية احتياجات الفريق.
جدولة المواعيد والاجتماعات: تنسيق جداول العمل والاجتماعات، سواء كانت بين أفراد الفريق أو مع العملاء أو الشركاء مع التخطيط الدقيق لضمان تجنب التعارضات وضمان حضور جميع الأطراف.
إعداد التقارير: مثل تقارير متابعة الأداء الشهري أو تقديم ملخصات عن إدارة العمليات اليومية والتقارير المالية أو تقارير الإنتاجية.
إدارة العلاقات مع الموردين: بناء علاقات قوية مع الموردين والمزودين المختلفين، ومتابعة التفاوض على العقود وضمان استمرارية التوريد والتأكد من جودة الخدمات المقدمة.
متابعة تنفيذ السياسات: يعمل مدير المكتب على التأكد من التزام الجميع بسياسات الشركة والإجراءات التنظيمية، والمتابعة المستمرة لتطبيق اللوائح الداخلية والتأكد من التزام جميع الموظفين بها.
إدارة فريق العمل الإداري: يتولى مدير المكتب عند وجود فريق إداري يساعد في إدارة المكتب مسؤولية الإشراف على هذا الفريق وتوجيههم ومساعدتهم في أداء مهامهم.
حل المشكلات: القدرة على حل المشكلات التي قد تنشأ خلال العمل اليومي، سواء كانت مشاكل تقنية أو تنظيمية أو حتى بين الموظفين، ويجب أن يكون لديه القدرة على التدخل بسرعة وحلها بطريقة تسهم في استمرارية العمل.
التنسيق بين الإدارات: مدير المكتب هو حلقة الوصل بين الإدارات المختلفة في الشركة فيعمل على تسهيل التواصل بين الفرق المختلفة وضمان تبادل المعلومات بسلاسة بما يساهم في تحقيق الأهداف المشتركة.

مثال عملي: في شركة تقدم خدمات تقنية، يتعين على مدير المكتب تنظيم شراء الأجهزة الجديدة وضمان تسليمها في الوقت المحدد لفريق التطوير، بالإضافة إلى ذلك عليه تنظيم الاجتماعات بين فريق المبيعات وفريق التقنية لمناقشة احتياجات العملاء، وإذا واجه أحد أعضاء الفريق مشكلة في الوصول إلى قاعدة البيانات المشتركة، يتواصل مدير المكتب مع قسم تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلة بسرعة للتأكد من استمرار العمل دون تأخير.

ما هي أهم مؤهلات مدير المكتب؟

تتطلب وظيفة مدير المكتب مجموعة من المؤهلات التي تساعده على النجاح في إدارة العمليات اليومية وضمان تنظيم العمل، ويمكن تصنيف هذه المؤهلات إلى:

المؤهلات التعليمية: يجب أن يكون لدى مدير المكتب خلفية تعليمية متينة تمكنه من فهم العمليات الإدارية والمبادئ المالية وتطبيق الأساليب التنظيمية اللازمة لنجاح العمليات اليومية في المكتب، وفي العادة يشترط أن يحمل مدير المكتب درجة البكالوريوس في مجالات مثل إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو أي مجال ذي صلة.
الخبرات العملية: بالإضافة إلى المؤهلات التعليمية، يجب أن يكون لدى مدير المكتب خبرة عملية في مجال الإدارة أو العمل المكتبي، معظم الشركات تفضل المرشحين الذين لديهم من ثلاث إلى خمس سنوات من الخبرة العملية في إدارة المكاتب أو في وظائف إشرافية مشابهة، وتساعد الخبرة المدير على التعامل مع التحديات اليومية التي قد تواجهه مثل تنظيم جداول العمل وحل المشكلات الفنية والتعامل مع الموظفين والموردين.
الإلمام بالتكنولوجيا: من المهم أن يكون مدير المكتب ملمًا بتطبيقات وبرامج الإدارة المختلفة مثل Microsoft Office وبرامج إدارة الموارد المكتبية وجداول البيانات وأنظمة البريد الإلكتروني وأدوات إدارة المشاريع.
المعرفة باللوائح والقوانين: يحتاج مدير المكتب إلى معرفة شاملة باللوائح القانونية والتنظيمية التي تحكم العمل المكتبي، مثل قوانين العمل وإجراءات السلامة والصحة المهنية ومتطلبات الامتثال، لضمان أن الشركة تتبع المعايير القانونية وتتجنب أي مشكلات قانونية محتملة.
القدرة على التخطيط والتنظيم: القدرة على إعداد خطط تفصيلية لتنفيذ العمليات وضمان توافر الموارد في الأوقات المطلوبة، ويمكن أن تشمل هذه الموارد الأجهزة المكتبية أو الموظفين أو الميزانية المخصصة لأنشطة معينة.

ما هي أهم المهارات المطلوبة في مدير المكتب؟

يحتاج مدير المكتب إلى مجموعة من المهارات الأساسية التي تتيح له إدارة المكتب بكفاءة وتحقيق النجاح في دوره، ومن أهم هذه المهارات:

مهارات القيادة: القدرة على قيادة وتوجيه فريق العمل الإداري، وتحفيز الموظفين لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية، وحل النزاعات داخل المكتب لبناء بيئة عمل تعاونية ومنتجة.
مهارات التواصل: التواصل المستمر مع الموظفين والإدارة العليا والعملاء والموردين، والقدرة على توضيح الأفكار وتقديم التوجيهات والتفاوض بفعالية لتجنب سوء الفهم وضمان سير العمل.
مهارات التنظيم: القدرة على تنظيم العمل المكتبي بفعالية، بما في ذلك إدارة الوقت وترتيب الأولويات وضمان أن جميع الأنشطة تسير وفق الجدول الزمني المحدد، إضافة لتنظيم الاجتماعات ومتابعة الأعمال اليومية وضمان توفر الموارد المطلوبة لكل قسم.
مهارات حل المشكلات: التعامل مع التحديات اليومية التي قد تنشأ، سواء كانت فنية، تنظيمية أو حتى مع الموظفين، ويجب أن يكون مدير المكتب قادرًا على التفكير النقدي وتحليل المواقف بسرعة، واتخاذ القرارات المناسبة لحل المشكلات بفعالية دون تعطيل سير العمل.
المهارات التحليلية: يحتاج مدير المكتب إلى القدرة على تحليل البيانات والمعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة، سواء كانت تتعلق بإعداد التقارير أو تقييم أداء الموظفين أو تحديد الاتجاهات المالية، فالتحليل السليم يساعد في تحسين العمليات وزيادة الكفاءة.

ما هو التدرج الوظيفي لمدير المكتب؟

يمثل منصب مدير المكتب نقطة مهمة في المسار الوظيفي الإداري، إذ يمكن للمرشح التدرج في المناصب بناءً على الخبرة والمهارات المكتسبة، وغالبًا ما يكون التدرج الوظيفي كما يلي:

إداري أو سكرتير: يبدأ المرشح غالبًا في هذا المسار بمناصب إدارية أو دعم إداري مثل السكرتير أو المساعد الإداري.
مشرف إداري: بعد اكتساب الخبرة، يمكن الترقية إلى منصب مشرف إداري يشرف فيه المرشح على بعض العمليات الإدارية.
مدير مكتب: يصبح المرشح في هذا المنصب مسؤولًا عن إدارة المكتب بالكامل والإشراف على جميع العمليات اليومية.
مدير إداري: بعد سنوات من الخبرة والإنجازات، يمكن الترقية إلى مدير إداري يشرف على العمليات الإدارية في كامل المؤسسة.
مدير عام: في بعض الشركات الكبيرة، قد يتدرج مدير المكتب ليصبح مديرًا عامًا، فيتولى مسؤوليات تنفيذية أوسع تشمل جميع جوانب الإدارة.

ما متوسط راتب مدير المكتب في السعودية وفق التدرج الوظيفي؟

تختلف رواتب مديري المكاتب في المملكة العربية السعودية بناءً على مجموعة من العوامل المتنوعة التي تؤثر على متوسط الراتب، من أبرز هذه العوامل حجم الشركة إذ أن الشركات الكبيرة أو التي تقع في المدن الرئيسية غالبًا ما تقدم رواتب أعلى لمديري المكاتب مقارنة بالشركات الأصغر أو التي تعمل في مناطق أقل مركزية.

كما تلعب الصناعات التي تنتمي إليها الشركة دورًا رئيسيًا في متوسط الرواتب، إذ تقدم الشركات التي تعمل في القطاعات ذات العائد المالي المرتفع أو المشاريع المعقدة، مثل القطاعات المالية أو الهندسية، رواتب أعلى مقارنة بالشركات التي تعمل في قطاعات تقليدية.

وتختلف الرواتب تبعًا للخبرة المهنية، فيبدأ العديد من الموظفين في مناصب إدارية أو سكرتارية برواتب أقل، ومع اكتسابهم للخبرة المهنية وزيادة مسؤولياتهم، يرتفع مستوى رواتبهم تدريجيًا، إذ يمكن أن تتضاعف الرواتب بصورة ملحوظة عند الوصول إلى مناصب عليا مثل المدير الإداري أو المدير العام.

كما أن تحديد مسؤوليات الوظيفة يساهم أيضًا في تفاوت الرواتب، فمديري المكاتب الذين يتولون مسؤوليات أكثر تعقيدًا وإشرافًا يحصلون على رواتب أعلى نظرًا لتعقيد دورهم ومسؤولياتهم المتزايدة.

للحصول على معلومات دقيقة حول راتب مدير مكتب في المملكة العربية السعودية، يمكنك تحميل ومراجعة تقرير الرواتب الشامل الصادر عن جسر لإدارة الموارد البشرية.

ما هي أهم أسئلة مقابلة العمل لمنصب مدير مكتب؟

تتطلب مقابلة العمل لمنصب مدير مكتب طرح مجموعة من الأسئلة التي تهدف إلى تقييم مهارات المرشح وقدراته على إدارة العمليات اليومية بكفاءة وفعالية، يمكن تصنيف هذه الأسئلة إلى عدة أقسام رئيسية، وطرح أسئلة تتعلق بكل تصنيف، ويمكنك إدارة جلسة المقابلة بطرح الأسئلة التالية:

الأسئلة المتعلقة بالخبرة المهنية: تهدف إلى فهم خلفية المرشح وتجربته السابقة في مجال الإدارة المكتبية وتعامله مع التحديات اليومية، وتساعد هذه الأسئلة على تحديد القدرة على التأقلم مع بيئة العمل الحالية وتطبيق الخبرات العملية، ومن أهمها:

ما هي خبرتك السابقة في إدارة المكتب، وكيف ساهمت في تحسين كفاءة العمل اليومي؟
هل يمكنك أن تخبرنا عن موقف واجهت فيه تحدياً أثناء إدارة المكتب، وكيف تعاملت معه؟
ما هي الأدوات أو الأنظمة التي استخدمتها في الماضي لتنظيم وإدارة المكتب؟

الأسئلة المتعلقة بالمهارات التنظيمية: من المهارات الرئيسية المطلوبة في مدير المكتب القدرة على التنظيم وإدارة الموارد، لذا لا بدّ من طرح أسئلة تكشف عن قدرة المرشح على التخطيط وتنظيم الأنشطة اليومية والوقت والموارد بكفاءة، وضمان سير العمل دون انقطاع أو تأخير، مثل:

كيف تقوم بتنظيم جداول العمل والاجتماعات لضمان عدم حدوث تعارضات؟
كيف تتعامل مع إدارة الموارد المحدودة في المكتب لضمان استمرارية العمل بكفاءة؟
ما هي الإستراتيجيات التي تتبعها لضمان أن العمليات اليومية تسير بسلاسة؟

الأسئلة المتعلقة بمهارات القيادة: بما أن مدير المكتب يتولى إدارة فريق عمل إداري، فمن الضروري أن يمتلك مهارات قيادة قوية، وتركز الأسئلة المتعلقة بهذا الجانب على تقييم قدرته على توجيه وتحفيز الفريق، بالإضافة إلى تقييم مهاراته في حل النزاعات، ومنها:

كيف تدير فريق العمل الإداري وتضمن أنهم يعملون بكفاءة؟
كيف تتعامل مع الصراعات بين أعضاء الفريق؟
هل يمكنك أن تخبرنا عن تجربة قمت فيها بقيادة فريق لتحقيق هدف محدد؟

الأسئلة المتعلقة بإدارة الوقت: يتعين عليه التنقل بين مهام متعددة وضمان إنجازها في مواعيدها، لذا لا بدّ من تقييم قدرته على إدارة الوقت وضغط العمل، ومدى فعاليته في تحديد الأولويات وإنجاز المهام الحرجة في الوقت المحدد، يمكنك طرح أسئلة مثل:

كيف تقوم بإدارة وقتك عند التعامل مع مهام متعددة تحتاج إلى اهتمامك الفوري؟
هل واجهت ضغطًا زمنيًا لإكمال مهمة معينة؟ كيف تعاملت مع هذا الموقف؟
ما هي الأدوات التي تستخدمها لتنظيم وقتك؟

الأسئلة المتعلقة بحل المشكلات: تقييم مهارات المرشح في حل المشكلات والتفكير النقدي، بالإضافة إلى قدرته على التعامل مع الأزمات بفعالية وسرعة، ومن هذه الأسئلة:

كيف تتعامل مع موقف يتطلب اتخاذ قرار سريع لحل مشكلة طارئة في المكتب؟
هل واجهت موقفًا تطلب حلًا سريعًا لمشكلة بين الموظفين؟ كيف قمت بحلها؟
ما هي إستراتيجياتك في التعامل مع التحديات اليومية لضمان استمرارية العمل؟

ما الفرق بين مدير المكتب والسكرتير ؟

يركز دور السكرتير على تقديم الدعم الإداري والفني المباشر لمديري الأقسام أو المسؤولين التنفيذيين، ويقوم بمهام يومية تشمل تنظيم المواعيد والاجتماعات وإعداد التقارير وتنظيم المراسلات، ويتطلب هذا الدور مهارات ممتازة في التواصل والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية، كما أن السكرتير مسؤول أيضًا عن الحفاظ على جداول المديرين والتنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان تنفيذ الأعمال بفعالية.

يكمن الفرق الأساسي بين السكرتير ومدير المكتب في النقاط التالية:

المسؤوليات: يتعامل مدير المكتب مع إدارة العمليات العامة والإشراف على موظفي الدعم الإداري، ويتولى إدارة الموارد المكتبية مثل المعدات والميزانيات ومتابعة أداء الموظفين لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية، بينما يختص السكرتير في تقديم دعم مباشر وشخصي للإدارة العليا من خلال تنظيم المواعيد والرد على المكالمات، ويركز على الجوانب التنفيذية والداعمة مباشرة للأفراد.
المهارات المطلوبة: يحتاج مدير المكتب إلى مهارات قيادية وإدارية قوية، في حين أن السكرتير يحتاج إلى مهارات تنظيمية واهتمام بالتفاصيل.
السلطة: يتمتع مدير المكتب بسلطة اتخاذ القرارات الإدارية، بينما يعمل السكرتير تحت إشراف المدير ولا يتخذ قرارات إستراتيجية.
الموقع في الهيكل التنظيمي: غالبًا ما يكون مدير المكتب في مستوى أعلى في الهيكل الإداري، بينما السكرتير يعتبر عادةً في مستوى إداري أقل.

ما هي النصائح التي يمكن اتباعها عند إجراء مقابلة عمل مع مدير مكتب؟

عند إجراء مقابلة عمل مع مرشح لوظيفة مدير مكتب، لا بدّ من التحضير الجيد ووضع خطة واضحة للتقييم والحصول على رؤية شاملة لقدرات المرشح ومهاراته، لذا اتبع النصائح التالية لتحقيق أفضل نتائج من المقابلة وتحديد مدى كفاءة المرشح للوظيفة:

تقييم المعرفة بالشركة وثقافتها: من المهم توجيه أسئلة حول مدى معرفة المرشح بالشركة وثقافتها، فيجب على المرشح أن يكون قد أجرى بحثًا جيدًا حول الشركة، وفهم مجال عملها ورؤيتها وقيمها، وهو ما يبرز اهتمام المرشح بالوظيفة ويوضح استعداده للتكيف مع بيئة العمل. اسأل المرشح عن كيفية رؤيته لدوره في تحقيق أهداف الشركة ودعمه لثقافتها.
اختبار المهارات التنظيمية والقيادية: يحتاج المرشح لوظيفة مدير مكتب إلى إظهار مهارات تنظيمية وقيادية قوية، لذلك يجب التحقق من هذه المهارات خلال المقابلة. يمكن توجيه أسئلة حول كيفية تعامل المرشح مع مواقف سابقة، مثل إدارة جداول عمل مزدحمة أو التنسيق بين فرق متعددة، ومن الضروري أن يوضح المرشح قدرته على اتخاذ قرارات سريعة وفعالة في مواجهة التحديات اليومية، مع التأكيد على قدرته على ضبط التفاصيل الصغيرة المتعلقة بجدولة الاجتماعات وإدارة الوقت.
تقييم الاحترافية والمظهر المهني: من الطبيعي أن يكون المظهر والاحترافية جزءًا من المعايير التي يتم التحقق منها في المقابلة، فمدير المكتب هو الوجه الذي يمثل الشركة في العديد من المواقف، ويجب أن يكون لديه قدرة على إبراز احترافية عالية في التواصل مع الزملاء والعملاء، لذا من المهم تقييم لغة جسد المرشح ومظهره العام خلال المقابلة، مع التركيز على مدى التزامه بمعايير الشركة في التعامل والمظهر.
تحليل مهارات التواصل: من الأمور الحيوية في تقييم المرشح لوظيفة مدير مكتب هي مهارات التواصل، فيجب على المرشح أن يمتلك قدرة قوية على التواصل بفعالية، سواء كان ذلك شفهيًا أو كتابيًا. اطرح أسئلة مثل كيف تتعامل مع فريق عمل متعدد الجنسيات؟ أو كيف تنقل المعلومات إلى الإدارات المختلفة؟ لتقييم قدرته على التفاعل مع جميع المستويات داخل الشركة.
الأسئلة السلوكية والسيناريوهات العملية: تعد الأسئلة السلوكية وسيلة فعالة لاختبار كيفية تعامل المرشح مع المواقف اليومية التي قد تواجهه في العمل. من المهم طرح سيناريوهات مثل كيف تتعامل مع تعديل مفاجئ في جداول الاجتماعات؟ أو كيف تتصرف في حال حدوث خطأ في مستندات هامة؟ لمعرفة قدرة المرشح بناءً على تجاربه السابقة وتوقعاته للتحديات المستقبلية.
التركيز على الاهتمام بالتفاصيل: في ظل المسؤوليات الكبيرة التي يتحملها مدير المكتب، فإن الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة أمر لا غنى عنه. اسأل المرشح عن كيفية تعامله مع ملفات سرية أو كيفية تنظيمه للاجتماعات المهمة، مع التحقق من قدرته على الحفاظ على دقة وسلامة المعلومات في بيئات عمل تتطلب مستوى عالٍ من الدقة والانضباط.
تقييم المعرفة التقنية: تأكد أن المرشح لديه معرفة جيدة بالأدوات التقنية المستخدمة في بيئة العمل، فيمكنك طرح أسئلة حول استخدامه لبرامج مثل Microsoft Office أو أدوات إدارة المشاريع مثل Trello و Asana. هذا التقييم يوضح مدى قدرة المرشح على استخدام التقنيات لدعم كفاءة العمل اليومي وتحسين سير العمليات.
طرح أسئلة استقصائية لاستكشاف رؤية المرشح: عند نهاية المقابلة، يمكن منح المرشح فرصة لطرح أسئلة حول الوظيفة أو الشركة، المرشح الجيد هو الذي يستفسر عن التحديات التي قد تواجهه في العمل أو يطرح تساؤلات حول كيفية قياس النجاح في دوره، ما يعكس اهتمامه الفعلي بالمنصب ومدى استعداده للتعامل مع التحديات المستقبلية.

نموذج وصف وظيفي مدير مكتب

المسمى الوظيفي: مدير مكتب

الموقع: [اسم الشركة أو المدينة]

نوع الوظيفة: دوام كامل

القسم: الإدارة العامة

التقرير إلى: المدير الإداري / المدير التنفيذي

الهدف الوظيفي: مطلوب مدير مكتب خاص مسؤول عن ضمان سير العمليات الإدارية والمكتبية بصورة فعالة ومنظمة، مع توفير الدعم الإداري اللازم للإدارة العليا والفرق المختلفة داخل الشركة. يشمل دوره تنظيم الجدول الزمني للمدراء وإدارة الاتصالات وتنسيق الاجتماعات والفعاليات، والإشراف على جميع العمليات المكتبية لضمان أعلى مستوى من الكفاءة والإنتاجية، ويتطلب الدور اهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل والقدرة على اتخاذ قرارات سريعة وفعالة.

المهام والمسؤوليات:

الإشراف على العمليات اليومية للمكتب وتنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة.
إدارة فريق العمل الإداري وتقديم التوجيهات اللازمة.
متابعة الموارد المكتبية وضمان توافر جميع المستلزمات الضرورية.
تنظيم الاجتماعات والمواعيد بالتنسيق مع الإدارة العليا.
إعداد التقارير الدورية حول أداء المكتب وتقديمها للإدارة العليا.
التفاوض مع الموردين والحفاظ على علاقات جيدة مع الشركاء الخارجيين.
تطبيق السياسات والإجراءات الداخلية وضمان الامتثال لها.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في إدارة المكاتب أو منصب إداري مشابه.
مهارات قيادية وتنظيمية ممتازة.
مهارات تواصل قوية وقدرة على حل المشكلات.
الإلمام ببرامج Microsoft Office والمهارات التقنية الأساسية.

الراتب والمزايا:

راتب شهري يعتمد على الخبرة والمؤهلات.
تأمين طبي شامل ومكافآت سنوية وبدلات مجزية.
فرص للتدريب والتطوير المهني المستمر.

ختامًا يعد مدير المكتب عنصرًا أساسيًا في نجاح العمليات اليومية لأي مؤسسة، إذ يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية وضمان تحقيق الأهداف التنظيمية، وفهم هذا الدور ومؤهلاته ومهاراته المطلوبة سواء التنظيمية أو القيادية يساعد مديري الموارد البشرية وأصحاب الأعمال في ضمان اختيار الشخص المناسب لهذا المنصب لنجاح سير العمل وتحقيق التوازن بين مختلف الإدارات.