رئيسية الأوصاف الوظيفية ←مدير شؤون الموظفين

من هو مدير شؤون الموظفين؟

مدير شؤون الموظفين هو الشخص المسؤول عن إدارة العلاقات اليومية بين المؤسسة وموظفيها، ويركز على المهام التنفيذية والإدارية مثل متابعة الحضور والإجازات وإعداد الرواتب والمزايا وضمان أن جميع الإجراءات المتعلقة بالموظفين تتم بصورة صحيحة ووفقًا للقوانين والسياسات، ويعمل حلقة وصل بين الموظفين والإدارة العليا لضمان حل أي مشكلات تنشأ في بيئة العمل اليومية.

كما يلعب مدير شؤون الموظفين دورًا تنفيذيًا يركز على التفاصيل الدقيقة المتعلقة بالموظفين، ويعد العنصر الرئيسي في الحفاظ على استقرار العلاقات الوظيفية داخل المؤسسة وتحسين رضا الموظفين وتحقيق بيئة عمل منتجة ومستقرة.

ما هي مهام مدير شؤون الموظفين؟

يتولى مدير شؤون الموظفين مجموعة متنوعة من المهام التنفيذية التي تغطي الجوانب اليومية لإدارة الموظفين، وتركز هذه المهام على ضمان سير العمل بسلاسة وتوفير الدعم الإداري اللازم لتحقيق الأهداف المؤسسية، ومن أهمها:

إدارة سجلات الموظفين

تتضمن هذه السجلات معلومات عن عقود العمل وبيانات الاتصال والسجلات المتعلقة بالرواتب بالإضافة إلى الحضور والإجازات، ويجب أن تكون هذه المعلومات دقيقة ومحدثة باستمرار لضمان توافق الإجراءات مع السياسات الداخلية والقوانين العمالية، لذا يعد مدير شؤون الموظفين مسؤولًا عن توثيق كل تغيير يحدث في حالة الموظف أو في هيكل الوظيفة، وضمان أن السجلات محدثة باستمرار.

إعداد الرواتب والمزايا

يعمل المدير على حساب الأجور الشهرية للموظفين، بما في ذلك الساعات الإضافية والحوافز، كما يتعامل مع إدارة المزايا التي يحصل عليها الموظفون، مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد، ويتأكد من صحة العمليات المتعلقة بالدفع وضمان أن جميع الموظفين يتلقون مستحقاتهم في الوقت المحدد، ويتطلب هذا الدور التعاون الوثيق مع قسم الحسابات لضمان صحة الحسابات وعدم حدوث أخطاء قد تؤثر على رضا الموظفين.

متابعة الحضور والإجازات

يتولى مدير شؤون الموظفين تسجيل الحضور يوميًا، بالإضافة إلى إدارة جميع أنواع الإجازات، سواء كانت إجازات مرضية أو إجازات سنوية أو إجازات خاصة، كما يقوم بإعداد تقارير الحضور الشهرية، والتي تقدم للإدارة العليا لمراجعة أداء الموظفين والانضباط داخل المؤسسة، ويتعين على المدير استخدام أنظمة تقنية حديثة مثل أنظمة إدارة الحضور والإجازات لضمان دقة البيانات وتحديثها باستمرار لضمان التزام الموظفين بسياسات الشركة المتعلقة بالحضور والإجازات.

إدارة السياسات والإجراءات الداخلية

يعمل مدير شؤون الموظفين على تطبيق السياسات الداخلية المتعلقة بالموظفين، مثل سياسات الحضور والإجازات والجزاءات التأديبية، بالإضافة إلى ذلك، يشارك المدير في تطوير هذه السياسات بالتعاون مع إدارة الموارد البشرية لضمان توافقها مع القوانين المحلية واحتياجات المؤسسة، كما تتطلب هذه المهمة التعامل مع الموظفين بفعالية لضمان التزامهم بالسياسات المتبعة، وفي بعض الأحيان، تقديم التوجيهات والإرشادات حول كيفية التعامل مع اللوائح الجديدة أو التعديلات التي قد تطرأ على السياسات.

التعامل مع الشكاوى والنزاعات

يعد مدير شؤون الموظفين أول جهة يلجأ إليها الموظفون عند مواجهة مشكلات أو نزاعات تتعلق بعملهم، ويجب على المدير تقديم حلول عملية وعادلة للنزاعات، سواء كانت تتعلق بالأجور أو الإجازات أو التفاعل بين الزملاء، ويتطلب هذا الدور مهارات كبيرة في التعامل مع النزاعات ما يضمن الحفاظ على بيئة عمل إيجابية ومثمرة.

الامتثال للقوانين والتشريعات

يعد مدير شؤون الموظفين مسؤولًا عن ضمان أن جميع السياسات والإجراءات المتعلقة بالموظفين تتماشى مع القوانين العمالية المحلية والدولية، ويشمل ذلك الالتزام بالتشريعات المتعلقة بالأجور والإجازات وساعات العمل والتوظيف، ويجب أن يكون المدير على اطلاع دائم بالتغييرات التي قد تحدث في القوانين لضمان عدم مخالفة المؤسسة لهذه التشريعات.

ما المهارات المطلوبة في مدير شؤون الموظفين؟

يجب أن يتمتع مدير شؤون الموظفين إلى جانب المؤهلات الأكاديمية والخبرة العملية بمجموعة من المهارات التي تمكنه من التعامل مع متطلبات الوظيفة اليومية، ومن هذه المهارات:

• مهارات تنظيمية عالية: يعد التنظيم الفعال أحد المهارات الأساسية لمدير شؤون الموظفين، إذ يتعامل مع العديد من المهام المختلفة مثل متابعة الحضور وإعداد الرواتب والتعامل مع الشكاوى، لذلك يحتاج المدير إلى أن يكون قادرًا على تنظيم أولوياته وإدارة وقته بفعالية لضمان تنفيذ جميع المهام بكفاءة.
• القدرة على التعامل مع التفاصيل: يتعامل مدير شؤون الموظفين مع بيانات دقيقة وحساسة، مثل بيانات الرواتب والإجازات، لذا يجب أن يتمتع بدقة عالية في التعامل مع هذه التفاصيل لضمان عدم حدوث أي أخطاء.
• مهارات التواصل: يجب أن يكون المدير قادرًا على التواصل بفعالية مع الموظفين والإدارة العليا، ويتطلب ذلك تقديم المعلومات بطريقة واضحة ومهنية، بالإضافة إلى القدرة على حل النزاعات بما يسهم في الحفاظ على بيئة عمل إيجابية.
• حل المشكلات: يتعامل مدير شؤون الموظفين مع مجموعة متنوعة من المشكلات التي قد تنشأ يوميًا، ولا بدّ من مهاراته أن يتمتع بتحليل المواقف المعقدة وتقديم حلول عملية وفعالة للمشكلات التي تواجه الموظفين.
• الإلمام بالتكنولوجيا: يجب أن يكون مدير شؤون الموظفين ملمًا باستخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية والتقنيات الحديثة التي تساعده في إدارة العمليات اليومية بكفاءة مثل HRIS وأنظمة الرواتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
• إدارة الوقت: التعامل مع العديد من المهام المتنوعة يتطلب مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتعامل مع المهام المختلفة مثل إعداد التقارير ومتابعة الحضور وتحديث السجلات في وقت قصير.

ما هي التدرجات الوظيفية لمدير شؤون الموظفين؟

تعتمد التدرجات الوظيفية لمنصب مدير شؤون الموظفين على حجم المؤسسة وطبيعة هيكلها التنظيمي ما يمنح كل مستوى طابعًا خاصًا ومسؤوليات متنوعة، وتبدأ هذه المسيرة من الأدوار الأساسية وتتصاعد مع اكتساب الخبرة والمهارات، ومن أهم التدرجات في التسلسل الوظيفي لمدير شؤون الموظفين:

• منسق شؤون الموظفين: يبدأ الفرد مسيرته المهنية في هذا الدور ويكتسب الخبرة الأساسية في العمليات الإدارية المتعلقة بالحضور والإجازات والرواتب، ويوفر هذا الدور قاعدة قوية لفهم تفاصيل العمل اليومي في شؤون الموظفين.
• مدير شؤون الموظفين المبتدئ: يتقدم الفرد إلى هذا المنصب بعد اكتساب الخبرة المطلوبة لإدارة فرق صغيرة وتحمل مسؤوليات أكبر مثل حل مشكلات الموظفين وإدارة القضايا المعقدة المتعلقة بالعقود والامتثال القانوني.
• مدير شؤون الموظفين المتقدم: يرتقي الفرد إلى هذا المستوى بعد تراكم الخبرات والمهارات القيادية ليتحمل مسؤولية إدارة فرق أكبر والإشراف على العمليات اليومية لجميع الأقسام المتعلقة بشؤون الموظفين، وتشمل مهامه إعداد وتطوير سياسات الموارد البشرية وتحسين بيئة العمل وضمان تنفيذ سياسات الامتثال.
• مدير شؤون الموظفين التنفيذي: في المؤسسات الكبرى يعد هذا الدور الأعلى ضمن إدارة شؤون الموظفين، ويعمل المدير التنفيذي مع الإدارة العليا لوضع السياسات العامة وتوجيه الأنشطة الإستراتيجية، ويتحمل هذا الدور مسؤولية ضمان تطبيق السياسات المؤسسية والإشراف على التحسين المستمر لإدارة الموارد البشرية.

ما هو متوسط رواتب مديري شؤون الموظفين في السعودية؟

يعد منصب مدير شؤون الموظفين من الأدوار الرئيسية في أي مؤسسة، فهو المسؤول عن إدارة الموارد البشرية وتوجيه فرق العمل لتحقيق الأهداف المؤسسية، وتختلف الرواتب في المملكة العربية السعودية بناءً على عدة عوامل أساسية تؤثر على تحديد قيمة الأجر، ومنها:

• حجم المؤسسة: تختلف الرواتب بناءً على حجم المؤسسة، فالمؤسسات الكبرى تقدم عادةً رواتب أعلى نظرًا لتعدد المسؤوليات وتنوع المهام. كلما كانت المؤسسة أكبر، زاد حجم الفرق التي يديرها المدير، ما يتطلب مهارات قيادية عالية وبالتالي راتبًا أكبر.
• مستوى الخبرة: تزداد قيمة الراتب مع زيادة خبرة مدير شؤون الموظفين. كلما كانت خبرة المدير أطول وأكثر تنوعًا في التعامل مع المشكلات والتحديات الإدارية، كان ذلك سببًا في الحصول على راتب أعلى.
• الموقع الجغرافي: يؤثر الموقع الجغرافي للمؤسسة على متوسط الراتب، فعادةً ما تقدم المدن الكبرى مثل الرياض وجدة رواتب أعلى بسبب ارتفاع تكاليف المعيشة وزيادة المنافسة على الكفاءات المتميزة في سوق العمل.
• نوع القطاع: يختلف الراتب باختلاف القطاع المهني الذي يعمل فيه المدير، فالقطاعات الحكومية قد تقدم رواتب ثابتة وفقًا للأنظمة، بينما القطاع الخاص قد يوفر حوافز ومكافآت إضافية، ما يجعل الرواتب فيه أكثر مرونة.
• الشهادات والتخصصات الأكاديمية: تلعب الشهادات المهنية والتخصصات الأكاديمية دورًا مهمًا في تعزيز فرص الحصول على رواتب أعلى، فالشهادات المتخصصة في الموارد البشرية أو الإدارة تسهم في تحسين المهارات القيادية، ما يزيد من جاذبية المدير ويحسن من فرصه في الحصول على رواتب أعلى.

لمزيد من المعلومات حول رواتب موظفي الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية، يمكنك تحميل ومراجعة تقرير الرواتب الشامل الصادر عن جسر لإدارة الموارد البشرية.

ما هي أهم أسئلة مقابلة العمل لتوظيف مدير شؤون الموظفين؟

اطرح عند إجراء مقابلة عمل مع مرشح لمنصب مدير شؤون الموظفين أسئلة تسهم في تقييم المهارات الإدارية والقيادية للمرشح، بالإضافة إلى قدرته على التعامل مع التحديات اليومية المرتبطة بإدارة الموظفين والالتزام بالتشريعات، وفيما يلي بعض التصنيفات التي يمكن استخدامها لتوجيه المقابلة:

التنظيم الإداري وإدارة السجلات

الهدف: تقييم قدرة المرشح على إدارة وتنظيم سجلات الموظفين وضمان دقة البيانات وتحديثها بانتظام.

أمثلة للأسئلة:

• كيف تقوم بتنظيم سجلات الموظفين وضمان تحديثها بانتظام؟
• كيف تتعامل مع تحديثات بيانات الموظفين عند الانتقال أو الترقية؟
• ما هي الأدوات أو الأنظمة التي تفضل استخدامها لإدارة سجلات الموظفين؟

إدارة الرواتب والمزايا

الهدف: التحقق من مهارات المرشح في إدارة الرواتب والمزايا وضمان عدم حدوث أخطاء في الحسابات.

أمثلة للأسئلة:

• كيف تتعامل مع المشكلات المتعلقة بالرواتب والتأكد من عدم حدوث أخطاء في الحسابات؟
• ما هي الإستراتيجيات التي تعتمد عليها لحساب الإجازات المرضية وإجازات الأمومة؟
• كيف تتعامل مع استفسارات الموظفين المتعلقة بالرواتب والحوافز؟

إدارة النزاعات وحل المشكلات

الهدف: قياس قدرة المرشح على التعامل مع النزاعات داخل الفريق وحلها بطرق عادلة وفعالة لضمان بيئة عمل متوازنة وصحية.

أمثلة للأسئلة:

• ما هي إستراتيجياتك في حل النزاعات بين الموظفين؟
• كيف تتعامل مع موظف لا يلتزم بسياسات المؤسسة؟
• ما هو أسلوبك في إدارة موقف يكون فيه نزاع بين المدير وفريقه؟

الامتثال لسياسات الحضور والإجازات

الهدف: التحقق من قدرة المرشح على مراقبة التزام الموظفين بالسياسات المتعلقة بالحضور والإجازات وضمان عدم التلاعب بالنظام.

أمثلة للأسئلة:

• كيف تضمن التزام الموظفين بسياسات الحضور والإجازات؟
• ما هي الخطوات التي تتخذها للتعامل مع موظف دائم الغياب أو يتأخر بشكل مستمر؟
• كيف تضع سياسات إجازات تتناسب مع احتياجات الموظفين دون التأثير على الإنتاجية؟

التعامل مع التشريعات العمالية

الهدف: اختبار قدرة المرشح على متابعة التغييرات في التشريعات العمالية وضمان امتثال المؤسسة لها بصورة فعالة دون التأثير على سير العمل.

أمثلة للأسئلة:

• كيف تتعامل مع تغييرات التشريعات العمالية وكيف تضمن التزام المؤسسة بها؟
• كيف تقوم بمراجعة سياسات المؤسسة للتأكد من تطابقها مع القوانين الجديدة؟
• ما هي آلياتك للتواصل مع الإدارة بشأن التغييرات القانونية وتأثيرها على الموظفين؟

ما الفرق بين مدير شؤون الموظفين ومدير الموارد البشرية؟

يُعد مدير الموارد البشرية أحد الأدوار الرئيسية في أي مؤسسة، إذ يتولى مسؤولية إدارة وتنمية أهم موارد المؤسسة، وهم الموظفون، ويركز هذا الدور على الجانب الإستراتيجي لإدارة الأفراد، من خلال وضع سياسات فعالة وتطوير المهارات وتحسين بيئة العمل لضمان تحقيق أهداف المؤسسة.

ومن أهم الفروق بين مدير الموارد البشرية ومدير شؤون الموظفين:

التركيز على العمليات اليومية مقابل التخطيط الاستراتيجي

يركز مدير شؤون الموظفين على المهام التشغيلية اليومية، مثل متابعة الحضور والإجازات وإعداد الرواتب والتعامل مع الشكاوى، بهدف ضمان سير العمل بكفاءة وتقديم الدعم الإداري اللازم للموظفين. في المقابل، يعمل مدير الموارد البشرية على التخطيط الإستراتيجي للموظفين بما في ذلك تخطيط القوى العاملة وتطوير الموظفين ووضع السياسات العامة وتحسين بيئة العمل، مع التركيز على تعزيز ثقافة العمل وتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.

نطاق المسؤوليات

يُعد مدير شؤون الموظفين مسؤولًا عن الجوانب التنفيذية للموظفين، مثل إدارة الرواتب والإجازات، وضمان الالتزام بسياسات الشركة، بينما يهتم مدير الموارد البشرية بوضع إستراتيجيات طويلة الأمد لإدارة المواهب وتنفيذ خطط التدريب والتطوير والتخطيط للاحتياجات المستقبلية للقوى العاملة.

التفاعل مع الموظفين

يتفاعل مدير شؤون الموظفين مباشرة مع الموظفين في قضايا تتعلق بالحضور والإجازات والرواتب والمزايا، ويعتمد دوره على تقديم الدعم اليومي العملي، أما مدير الموارد البشرية فيركز على التواصل الإستراتيجي مع الموظفين لتحسين التفاعل المؤسسي وتعزيز الإنتاجية ورفع مستوى الرضا الوظيفي.

المهارات المطلوبة

يحتاج مدير شؤون الموظفين إلى مهارات إدارية قوية وقدرة على التعامل مع التفاصيل والتفاعل المباشر مع الموظفين حول القضايا اليومية. أما مدير الموارد البشرية فيحتاج إلى مهارات تخطيط إستراتيجي وقدرة على إدارة التغيير إضافة للتفكير التحليلي وتطوير سياسات تحسن من أداء المؤسسة على المدى الطويل.

ما هي النصائح المتبعة عند إجراء مقابلة عمل مع مدير شؤون الموظفين؟

يتطلب إجراء مقابلة عمل مع مدير شؤون الموظفين التركيز على مجموعة من الجوانب المهمة التي تظهر قدرة المرشح على تحمل مسؤوليات هذا الدور المحوري، إليك مجموعة من النصائح التي يجب اتباعها عند تقييم مرشح لهذا المنصب:

• التنظيم والاهتمام بالتفاصيل: يتطلب دور مدير شؤون الموظفين دقة كبيرة في التعامل مع بيانات الموظفين مثل الرواتب والحضور والمزايا. لذا، من الضروري التأكد من أن المرشح يمتلك مهارات تنظيمية قوية واهتمامًا بالتفاصيل. يمكن سؤال المرشح عن تجاربه السابقة في التعامل مع أنظمة الموارد البشرية أو قواعد البيانات التي تعتمد على الدقة والتنظيم.
• مهارات التواصل الفعّال: يُعد التواصل من المهارات الرئيسية لهذا الدور، حيث يجب أن يكون المرشح قادرًا على التفاعل بوضوح مع مختلف الفئات داخل المؤسسة. من المهم التحقق من قدرة المرشح على نقل المعلومات والسياسات للإدارة العليا والموظفين بصورة مفهومة وسلسة. يمكن طرح سيناريوهات تتطلب منه تقديم حلول أو تفسيرات لمواقف معقدة للتأكد من جودة مهاراته في التواصل.
• القدرة على التعامل مع النزاعات: تتطلب إدارة شؤون الموظفين التعامل مع النزاعات التي قد تنشأ بين الموظفين أو بين الموظفين والإدارة. لذلك، يجب التأكد من أن المرشح قادر على حل النزاعات بطريقة عادلة وسريعة مع ضمان استمرار بيئة العمل الإيجابية. يُفضل أن يُسأل المرشح عن أمثلة من واقع خبرته حول كيفية تعامله مع النزاعات وحلها بطريقة مرضية لجميع الأطراف.
• الالتزام بالقوانين والتشريعات: من المهم التأكد من أن المرشح ملم بالقوانين العمالية المحلية والدولية وكيفية تطبيقها في سياق العمل اليومي. يمكن تقييم هذا الجانب عبر سؤال المرشح عن كيفية تطبيقه للقوانين العمالية في تجاربه السابقة وكيفية تعامله مع مواقف قد تتطلب فهمًا قانونيًا عميقًا.
• القدرة على التحليل واتخاذ القرارات: يجب أن يتمتع المرشح بمهارات تحليلية قوية لاتخاذ قرارات مبنية على فهم عميق للبيانات والمواقف. يمكن التأكد من ذلك عبر طلب توضيحات حول كيفية اتخاذه قرارات صعبة في بيئة العمل السابقة وكيف استخدم البيانات والحقائق في اتخاذ تلك القرارات.