رئيسية الأوصاف الوظيفية ←مسؤول مشتريات

من هو مسؤول المشتريات؟

مسؤول المشتريات هو محترف متخصص في إدارة عمليات الشراء للمؤسسة، فيقوم بتحديد احتياجات الشركة من المواد الخام أو المنتجات الجاهزة، ويتواصل مع الموردين لإتمام عملية الشراء بأفضل الشروط الممكنة، ويعد مسؤول المشتريات حلقة وصل بين الشركة والموردين، فيعمل على التأكد من توافر الموارد اللازمة بالوقت المناسب لضمان سير العمل بسلاسة ويتعامل مع المتطلبات المتنوعة المتعلقة بالمواد أو المعدات أو الخدمات التي تحتاجها الشركة من وقت لآخر.

ما أهم المهارات المطلوبة في مسؤول المشتريات؟

يتطلب عمل مسؤول المشتريات مجموعة من المهارات الأساسية التي تساهم في أداء مهامه بكفاءة عالية، ومن أهم هذه المهارات: 

• مهارات التفاوض: يتعين على مسؤول المشتريات التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الشروط بما يساهم في تقليل التكاليف وتعظيم الفائدة للشركة.
• المهارات التحليلية: يجب على المسؤول أن يكون قادرًا على تحليل بيانات السوق والموردين وتقييم العروض بدقة، ما يساعده في اتخاذ قرارات إستراتيجية محورية.
• التنظيم وإدارة الوقت: من الضروري أن يمتلك مسؤول المشتريات مهارات تنظيمية قوية ليتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، ويضمن تنفيذ طلبات الشراء والتسليم في الوقت المحدد.
• التواصل الفعال: تحتاج هذه المهارة إلى قدرة على التواصل الجيد مع الموردين وفريق العمل الداخلي لضمان وضوح التعليمات والطلبات وتجنب أي سوء فهم قد يؤثر على سير العمل.
• القدرة على اتخاذ القرار: يتطلب العمل في هذا المجال اتخاذ قرارات سريعة بشأن اختيار الموردين وإصدار طلبات الشراء، ما يستدعي التحليل السريع واتخاذ القرارات المدروسة.
• إجادة التعامل مع التكنولوجيا: يُفضل أن يكون مسؤول المشتريات متمكناً من التعامل مع أنظمة ERP والتطبيقات المستخدمة في تحليل بيانات المشتريات، ما يساعد في إدارة التقارير ومتابعة البيانات بفعالية.
• المرونة والتكيف مع التغيرات: في بيئة العمل المتغيرة، يجب أن يكون مسؤول المشتريات قادراً على تعديل خطط الشراء أو التعامل مع التأخيرات في الشحنات، مع الحفاظ على مرونة عالية في التعامل مع هذه التحديات.

ما هي أهم الاستراتيجيات التي يتبعها مسؤول المشتريات؟

يستخدم مسؤول المشتريات إستراتيجيات متنوعة لضمان تحقيق أهداف الشركة بأقل تكلفة وأعلى جودة، وتعمل هذه الإستراتيجيات على تحقيق أفضل النتائج في عمليات الشراء وضمان استمرارية تدفق المواد المطلوبة بما يتناسب مع احتياجات المؤسسة، ومنها:

• استراتيجية الشراء المباشر مقابل الشراء التعاقدي: يفضل مسؤول المشتريات عقد اتفاقيات شراء طويلة الأجل للمواد الدورية ما يضمن استقرار الأسعار واستمرارية التوريد، أما المواد غير الدورية فيتم شراؤها مباشرة لتجنب التزامات الشراء طويلة الأجل التي قد تزيد من التكاليف.
• التفاوض على الشروط التجارية: لا يقتصر التفاوض على الأسعار فقط، بل يشمل أيضاً شروط التسليم والدفع، فيعمل مسؤول المشتريات على التفاوض لتخفيض الأسعار بناءً على كميات الشراء الكبيرة أو للحصول على شروط دفع مرنة، ما يساهم في تحسين التدفقات النقدية للشركة.
• استخدام سياسة الشراء المجزأ: أحياناً يكون من الأنسب تجزئة المشتريات وشراء المواد من موردين متعددين لتقليل الاعتماد على مورد واحد وتجنب المخاطر المحتملة مثل انقطاع التوريد أو تأخر التسليم.
• التقييم الدوري للموردين: يضمن مسؤول المشتريات التزام الموردين بالمعايير المطلوبة من خلال التقييم المستمر بناءً على الجودة ومواعيد التسليم وسرعة الاستجابة، ويساعد هذا التقييم على تعزيز العلاقات مع الموردين المتميزين وإعادة النظر في التعاملات مع الموردين الذين لا يلتزمون بالمعايير.
• الشراء بالجملة: يمكن الحصول على خصومات كبيرة من خلال شراء كميات كبيرة من نفس المنتج، وتساعد هذه الإستراتيجية على تقليل التكاليف الإجمالية للمشتريات.
• البحث عن موردين محليين: في بعض الحالات، يكون الشراء من موردين محليين أكثر فعالية من ناحية التكلفة، إذ يتم تقليل تكاليف الشحن ووقت التسليم، كما أن هذا الخيار يساهم في زيادة مرونة عملية التوريد.

ما هي التدرجات الوظيفية لمسؤول المشتريات؟

يبدأ مسؤول المشتريات من مستويات مبتدئة ويتدرج في اكتساب الخبرة التي تؤهله للوصول إلى مناصب أعلى في مجال المشتريات، وتتنوع التدرجات الوظيفية في هذا المجال لتشمل:

• مساعد مشتريات: يعمل تحت إشراف مسؤول المشتريات أو مدير المشتريات، ويقوم بمهام أساسية مثل تقديم طلبات الشراء والمساعدة في تجهيز المستندات المتعلقة بالشراء.
• مسؤول مشتريات: يتولى مسؤوليات أكثر استقلالية، مثل التفاوض مع الموردين وتقييم العروض وإدارة العلاقات مع الموردين، كما يكون مسؤولاً عن إصدار طلبات الشراء والإشراف على العمليات المتعلقة بها.
• مشرف مشتريات: يشرف على فريق من مسؤولي المشتريات، ويهتم بتحسين أداء الفريق ومراجعة العقود وتوجيه عمليات الشراء لضمان تنفيذها بكفاءة.
• مدير مشتريات: يتولى مسؤولية إدارة قسم المشتريات بالكامل، ويشارك في وضع إستراتيجيات الشراء العامة للشركة، بالإضافة إلى تطوير علاقات طويلة الأمد مع الموردين لضمان استدامة العمليات.
• مدير سلسلة الإمداد: في المؤسسات الكبيرة، يمكن لمسؤول المشتريات التدرج ليصبح مسؤولاً عن إدارة سلسلة الإمداد، فيشرف على عمليات المشتريات والمخزون والتوزيع لتحقيق التنسيق بين جميع الأقسام المرتبطة.

ما هو متوسط راتب مسؤول المشتريات في السعودية وفق التدرج الوظيفي؟

يمثل راتب مسؤول المشتريات في السعودية مجالاً واسعاً للتفاوت وفق التدرج الوظيفي، إذ يعتمد على عدة عوامل تلعب دوراً رئيسياً في تحديد الراتب النهائي، ومنها:

• • الخبرة المهنية: تعد سنوات الخبرة عنصراً حاسماً في تحديد راتب مسؤول المشتريات، فالموظفون ذوو الخبرة المتقدمة يمتلكون فهماً أعمق للسوق والقدرة على بناء علاقات قوية مع الموردين، ما يرفع من قيمة رواتبهم، أما الموظفون الجدد في المجال فقد يحصلون على رواتب أقل نسبياً نظراً لحاجتهم لاكتساب المهارات والخبرات العملية اللازمة في هذا التخصص.
  • حجم الشركة ونطاق العمليات: تؤثر طبيعة الشركة وحجم عملياتها على راتب مسؤول المشتريات، فالشركات الكبيرة التي تتطلب عمليات شراء واسعة وتتعامل مع عدد كبير من الموردين تميل إلى دفع رواتب أعلى لموظفي المشتريات مقارنة بالشركات الصغيرة، كما تطلب الشركات الكبرى مستوىً أعلى من المهارات لإدارة العمليات الكبيرة وضمان تدفق المواد بكفاءة.
  • المؤهلات والشهادات المهنية: يلعب التعليم دوراً محورياً في تحديد راتب مسؤول المشتريات، فيُفضل أصحاب العمل الحاصلين على درجات جامعية في مجالات إدارة الأعمال أو إدارة سلسلة التوريد، كذلك فإن الحصول على شهادات مهنية قد يسهم في رفع الراتب، إذ تعكس هذه الشهادات الكفاءة والمعرفة المتقدمة في مجال المشتريات.
  • القطاع الاقتصادي: يؤثر القطاع الذي يعمل فيه مسؤول المشتريات على مستوى الراتب، فبعض القطاعات مثل الطاقة والتكنولوجيا والبنية التحتية تميل إلى تقديم رواتب أعلى مقارنة بقطاعات أخرى، نظراً لتعقيد عمليات الشراء ومتطلباتها العالية في تلك القطاعات، كذلك فإن الأدوار المتقدمة التي تتطلب مهارات خاصة وقرارات إستراتيجية غالباً ما تُكافأ برواتب أعلى.
  • المهارات الشخصية والتفاوضية: مهارات التفاوض وقدرة الموظف على بناء العلاقات الفعالة مع الموردين تؤثر أيضاً على مستوى الراتب، إذ تسهم هذه المهارات في تحسين أداء الشركة وتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة، لذا قد تحصل الكفاءات المتميزة التي تظهر براعة في التفاوض وإدارة العلاقات على حوافز مالية ورواتب أعلى تقديراً لمهاراتها الاستثنائية.

إذا كنت مهتمًا بالاطلاع على أحدث المعلومات حول الرواتب وتغيّرات الأجور لعام 2024، ننصحك بتحميل تقرير الرواتب الشامل من "جسر"، الذي يقدم تحليلاً شاملاً وموثوقًا لسوق العمل المالي في المملكة.

ما أهم أسئلة مقابلة العمل مع مسؤول المشتريات؟

يعد تقييم كفاءة المتقدمين لوظيفة مسؤول المشتريات بالغ الأهمية لضمان اختيار الشخص المناسب الذي يستطيع تنفيذ المهام بكفاءة وفعالية، وفيما يلي بعض الأسئلة التي يمكن طرحها على المتقدمين لتقييم مدى قدرتهم على التعامل مع مختلف التحديات التي قد يواجهونها في هذا الدور.

• كيف تتعامل مع مورد يقدم منتجات بجودة منخفضة بعد الاتفاق على معايير محددة؟
  • الهدف: اختبار قدرة المرشح على التعامل مع المشكلات المتعلقة بالجودة بعد توقيع الاتفاقيات.
  • التوقعات: يجب على المرشح أن يُظهر مهارات في معالجة القضايا المتعلقة بالجودة من خلال التفاوض مع المورد لحل المشكلة، أو اتخاذ إجراءات تصحيحية مع الحفاظ على العلاقة المهنية، ويتوقع من المرشح أن يقترح حلولاً مثل إعادة التفاوض على المعايير أو استبدال المنتجات بما يضمن الحفاظ على جودة المواد وفقاً للمعايير المطلوبة.
• ما هي إستراتيجيتك في اختيار الموردين وتقييم أدائهم؟
  • الهدف: قياس القدرة على اختيار الموردين بعناية وتقييم أدائهم المستمر.
  • التوقعات: يجب أن يوضح المرشح كيفية اختيار الموردين بناءً على معايير محددة مثل الجودة والسعر والموثوقية. كما يتوقع منه أن يتحدث عن كيفية متابعة الأداء عبر تقييمات دورية أو تقارير لتحديد الموردين الذين يمكن الاعتماد عليهم على المدى الطويل.
• هل سبق أن واجهت صعوبات في التفاوض مع الموردين؟ كيف تعاملت معها؟
  • الهدف: فحص مهارات التفاوض لدى المرشح وكيفية تعامله مع التحديات في هذا المجال.
  • التوقعات: يجب على المرشح أن يشارك موقفاً محدداً يوضح تحديات التفاوض التي واجهها، وكيف تعامل مع الموقف بشكل بنّاء لضمان الوصول إلى اتفاق مُرضٍ لكلا الطرفين، ويتوقع منه استخدام إستراتيجيات مثل البحث عن حلول وسط أو بناء علاقة قوية مع المورد لتسهيل التفاوض.
• كيف تضمن أن مشترياتك تتوافق مع الميزانية المحددة؟
  • الهدف: اختبار قدرة المرشح على الالتزام بالميزانية وتحقيق أقصى قيمة للمشتريات.
  • التوقعات: يجب أن يوضح المرشح كيفية استخدام أدوات وخطط لضبط مشترياته ضمن الحدود المالية المقررة، ويتوقع منه أن يذكر استخدام تقنيات مثل تحليل التكاليف ومتابعة النفقات والبحث عن فرص لتقليل التكاليف دون التأثير على الجودة.
• كيف تتعامل مع التغيرات المفاجئة في احتياجات الشركة من المواد؟
  • الهدف: قياس قدرة المرشح على التكيف مع الظروف المتغيرة وكيفية التعامل مع التحديات الجديدة.
  • التوقعات: يتوقع من المرشح أن يوضح كيفية إدارة التغيرات المفاجئة في الطلب على المواد، سواء من خلال التواصل مع الموردين أو إعادة ترتيب أولويات الشراء بناءً على احتياجات الشركة المتغيرة، ويجب أن يبيّن كيف يمكنه الحفاظ على استمرارية العمليات دون التأثير على الإنتاجية أو الجودة.

ما أهم النصائح عند إجراء مقابلة عمل مع مسؤول المشتريات؟

يمكن لمسؤولي الموارد البشرية وأصحاب الأعمال استخدام بعض الإستراتيجيات التي تساهم في تحديد ما إذا كان المرشح يمتلك المهارات والمعرفة اللازمة لتولي المهام المتعلقة بالمشتريات بكفاءة، وفيما يلي بعض النصائح التي يمكن اتباعها أثناء المقابلة لضمان تقييم دقيق:

• اختبار القدرة على التفاوض: من خلال طرح سيناريوهات تتطلب من المرشح التفاوض حول السعر أو جودة المنتج يمكن تقييم مهاراته في الوصول إلى أفضل العروض مع الموردين، ومن المفيد طرح مواقف حقيقية يمكن أن يواجهها المرشح في العمل اليومي، مثل التفاوض على الأسعار بعد حدوث تغييرات في سوق المواد.
• تحليل المهارات التنظيمية: طرح أسئلة حول كيفية إدارة المرشح لعمليات الشراء والتسليم، لتقييم قدرته على التعامل مع المهام المتعددة وضمان تنفيذها في الوقت المحدد، إذ يمكن للمرشح أن يثبت كفاءته من خلال تقديم أمثلة على كيفية التعامل مع المواقف الحرجة مثل إدارة التوريدات في فترات زمنية ضيقة أو التعامل مع تغييرات مفاجئة في الجداول الزمنية.
• استعراض مهارات اتخاذ القرار: من خلال استعراض مواقف سابقة، يمكن للمرشح أن يُظهر قدرته على اتخاذ قرارات سريعة ومدروسة، لذا يُنصح بتوجيه أسئلة تتعلق بكيفية اتخاذ قرارات في مواقف صعبة أو مفاجئة، مثل اختيار المورد الأنسب عند وجود خطأ في الطلبات.
• التواصل الفعّال: يمكن طلب أمثلة عن كيفية تعامل المرشح مع الموردين وحل النزاعات بطريقة فعّالة، لأن مهارات التواصل الجيدة تعد أساسية في إدارة علاقات الموردين، لذا لا بدّ من التركيز على قدرة المرشح على الحفاظ على علاقات مهنية وإيجابية مع الموردين.
• القدرة على التحليل وإعداد التقارير: يمكن التحقق من مهارات المرشح التحليلية وقدرته على استخراج الأفكار من البيانات المالية من خلال سؤاله عن كيفية إعداد تقارير المشتريات وتحليل التكاليف، ويمكن طلب مثال على تقرير سابق تم إعداده لفهم كيفية تناول البيانات وتحليلها، وكيف استخدم هذه المعلومات في اتخاذ قرارات الشراء.